Share →

คุณสามารถป้องกันงานที่คุณทำ และสร้างไฟล์ Presentation ที่ง่ายขึ้นเพื่อที่จะแชร์ให้กับคนอื่นๆ หรือ เพื่อนร่วมงาน โดยการตั้งค่า save options ใน PowerPoint ด้วยตัวคุณเอง และในตัวอย่างด้านล่าง โปรแกรม PowerPoint จะทำการบันทึก Presentation ในรูปแบบไฟล์ PowerPoint 2007 ถ้าคุณ มีการแชร์ Presentation กับเพื่อนร่วมงานบ่อยๆ และเป็นผู้ที่ใช้งาน PowerPoint เวอร์ชั่นเก่า คุณสามารถตั้งค่ารูปแบบไฟล์ PowerPoint ให้เป็นแบบ PowerPoint Presentation 97-2003 และในลักษณะเดียวกัน คุณสามารถเปลี่ยนโลเกชั่นการตั้งค่า ที่ PowerPoint บันทึกไฟล์ของคุณได้ ซึ่งในตัวอย่าง คุณอาจต้องการบันทึก Presentation ของคุณลงในโฟลเดอร์ และแชร์บน network ที่ซึ่งเพื่อนร่วมงานของคุณทุกๆคน สามารถเข้าใช้งานและดูข้อมูล รวมถึงแชร์ไอเดียใน Presentation ของคุณได้

เพื่อให้คุณแน่ใจว่างานของคุณจะไม่หายไป โปรแกรม PowerPoint จะทำการบันทึก AutoRecover ให้คุณอัตโนมัติ ในทุกๆ 10 นาที ถ้า PowerPoint หรือ Window ของคุณเกิดล้มเหลวฉับพลัน โปรแกรม PowerPoint จะใช้ข้อมูลของ AutoRecover เพื่อรักษาการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำและบันทึกครั้งสุดท้าย

มีข้อเสียตรงที่ ถ้าช่วงระยะเวลาในการทำงานของคุณนั้นสั้นลง ถ้าคุณเป็นคนที่ทำงานไว เพื่อให้ลดโอกาสของงานที่จะหายไป คุณสามารถลดระยะเวลาการทำงานของ AutoRecover เพื่อให้งานของคุณปลอดภัยขึ้นได้

และเพื่อให้ Presentation ของคุณดูน่าสนใจต่อเพื่อนร่วมงาน คุณสามารถสร้างธีมใน Powerpoint แบบง่ายๆ  และทำบันทึกการ present powerpoint ลงใน CD  เพื่อให้สะดวกต่อการเก็บข้อมูลและให้ชีวิตของคุณง่ายขึ้นได้

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การปรับแต่ง Powerpoint ในแบบของคุณ เพื่อการทำงานที่ง่ายกว่า และดีกว่า 

1. ให้คุณคลิกปุ่ม Office

2. เลือก PowerPoint Options

กล่องข้อความ PowerPoint Options จะปรากฏขึ้น

3. คลิก Save

4. คลิกลูกศรตามภาพ และเลือกรูปแบบฟอร์แมตของไฟล์ ตามที่คุณต้องการ

เมื่อคุณทำการบันทึกไฟล์ใหม่ PowerPoint จะตั้งค่าให้คุณโดยใช้รูปแบบที่คุณเลือก นอกจากว่าคุณจะเลือกฟอร์แมตอื่นที่อยู่ในกล่องข้อความ Save As

5. ถ้าคุณตัดสินใจใช้ปุ่ม text box หรือ spin box เพื่อเปลี่ยนตัวเลขของนาที ระหว่างทำการบันทึก AutoRecover information

หมายเหตุ การคลิกเครื่องหมายถูกในกล่อง Save AutoRecover information นั้น ก็เพื่อเคลียร์การปิดบันทึกอัตโนมัติ

6. ถ้าคุณต้องการบันทึก ไฟล์ Presentation ไปยัง โฟลเดอร์เฉพาะ ที่แตกต่างจากการตั้งค่า PowerPoint คุณก็สามารถแก้ไขได้ในกล่อง Default file location

7. คลิก Embed fonts in the file

ทีนี้ โปรแกรม PowerPoint จะบันทึก font ที่อยู่ใน Presentation file เพื่อให้ Presentation แสดง font ที่คุณต้องการ ที่ซึ่งไม่มีให้คุณใช้ ในระบบของ presentation

คุณสามารถเพิ่มแบบออปชั่นที่คุณต้องการได้ ไม่ว่าจะเป็น การเลือกใส่ Characters ทั้งหมด หรือเลือกใส่เฉพาะ character ที่คุณต้องการใช้

8. คลิก OK

กล่องข้อความ PowerPoint Options จะปิดลง พร้อมกับทำการตั้งค่าใหม่ให้กับคุณ

ข้อควรรู้

การติดตั้ง Fonts ด้วย Windows operating system และ programs จะคล้ายกับการติดตั้งใน Microsoft Office และสำหรับ ตัวอย่าง Fonts เช่น Book Antiqua หรือ Garamond ที่ไม่มีอยู่ในคอมพิวเตอร์ ถ้าคุณเจาะจงที่จะใช้ใน Presentation แต่ไม่ได้ใส่ font เพิ่มลงไป โปรแกรม PowerPoint จะทำการแทนที่โดยใช้ font มาตรฐาน ที่ซี่งอาจจะถอดรูปแบบของ Presentation ที่คุณต้องการออกไป

ข้อควรระวัง

ถ้าคุณใช้งาน Presentation ที่มีข้อมูลแค่เล็กน้อย คุณสามารถตั้งค่าช่วงเวลา AutoRecover แบบสั้น ๆอย่างเช่น 1-2 นาที ได้ อย่างไรก็ตาม ถ้าคุณใช้งาน Presentation ที่มีข้อมูลขนาดใหญ่ค่อนข้างบ่อย โปรแกรม PowerPoint สามารถใช้ในขณะที่จะบันทึกไฟล์ดังกล่าวได้ ซึ่งหมายความว่า ในช่วงเวลา AutoRecover แบบสั้น ๆ จะลดการทำงานที่ช้าลงเท่านั้น ซึ่งในกรณีนี้ ช่วงเวลาประมาณ 5 นาที จะเป็นช่วงระยะเวลาที่ดีที่สุดระหว่างความเร็วและความปลอดภัย

บทความก่อนหน้านี้: ปรับแต่งการทำงานของ Powerpoint ในแบบมืออาชีพ 

บทความถัดไป: ปรับแต่งการแสดงผลใน Powerpoint ระดับเทพ 

Share →
0 comments
Read more:
icon
ใช้ Photoshop ในการบันทึกข้อมูลต่างๆ

Close