การเปลี่ยนรูปแบบข้อความจากตัวหนังสือให้เป็นตัวเลขใน Excel

คุณสามารถใช้สูตรในการคำนวณที่ค่อนข้างซับซ้อนในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้องได้ ในข้อมูลที่เป็นประเภทตัวเลข วันที่ หรือ เวลา บางครั้งตัวเลขของคุณที่อยู่ในเซลล์ คุณอาจมองว่าเป็นตัวเลข แต่จริงๆแล้วโปรแกรมจะมองว่าเป็นตัวหนังสือ เวลาที่คุณใส่ตัวเลขลงในเซลล์ ส่วนใหญ่ตัวเลขนั้นมักจะชิดไปทางซ้ายมือ แต่ถ้าเป็นตัวหนังสือ ส่วนใหญ่จะชิดทางด้านขวามือ

ในโปรแกรม Excel จะมีข้อมูลประเภทตัวเลขกับตัวหนังสือที่ค่อนข้างต่างกัน คุณควรใช้ข้อมูลประเภทตัวเลขที่ไม่ใช่รูปแบบตัวหนังสือ ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์รวมถึงฟังก์ชั่น ถ้าคุณใส่ข้อมูลประเภทนี้เข้าไปในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ผลลัพธ์ที่ได้คือโปรแกรมจะแจ้งการผิดพลาดขึ้นมา (error) คุณอาจเกิดปัญหาได้หลายทางแต่ถึงอย่างไรก็ตาม คุณก็สามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ ดังนั้น คุณอาจใช้หน้าต่าง Format Cells  เพื่อทำการเปลี่ยนรูปแบบตัวหนังสือที่อยู่ในเซลล์ให้เป็นตัวเลข แต่วิธีนี้คุณอาจใช้ได้ไม่เสมอไป และมีอีกวิธีหนึ่งที่ดีกว่า ในการแปลงข้อมูลให้กลับมาเป็นตัวเลขนั้นก็คือ การคูณ 1 เข้าไป เมื่อคุณได้ทำการแปลงเรียบร้อยแล้ว ข้อมูลตัวหนังสือก็จะกลับมาเป็นตัวเลขทันที

ปัญหาเกี่ยวกับตัวเลขที่ถูกมองเป็นตัวหนังสือมักจะเกิดขึ้น ถ้าคุณนำข้อมูลเข้ามาจากโปรแกรมอื่น ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจจะนำฐานข้อมูลจากภายนอกจากโปรแกรม Access ซึ่งคุณสามารถดูรายละเอียดที่เกี่ยวกับการอิมพอร์ต ข้อมูล Excel ร่วมกับโปรแกรมอื่นได้จากบทที่ 9

นอกจากนี้ คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดรูปแบบของ Worksheet ใน Excel ขั้นสูง ตอนที่ 1 และทำการกำหนดรูปแบบของ Worksheet ใน Excel ขั้นสูง ตอนที่ 2ได้อีกด้วย

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การ Copy, กำหนดรูปแบบ หรือสิ่งจำเป็นพื้นฐานใน Excel 

หมายเหตุ ตัวเลขที่อยู่ในแถวด้านซ้ายมือ จะเป็นตัวเลขที่อยู่ในรูปของข้อความ การตั้งค่าเปลี่ยนรูปแบบใน Excel ให้คุณใช้เซลล์ที่อยู่ในตำแหน่งด้านขวามือ

หากคุณไม่สามารถคิดคำนวณค่าเฉลี่ยของข้อมูลตัวเลขได้ Excel จะแสดงสัญลักษณ์ error แบบ #DIV/0!

1. ให้คุณพิมพ์ 1 เข้าไปในเซลล์ว่างด้านขวามือ

2. คลิกแถบเมนู Home

3. คลิกปุ่ม Copy

4. คลิกและลากเซลล์ที่คุณต้องการทำการเปลี่ยนรูปแบบ (convert)

5. คลิกขวาเซลล์ที่คุณเลือก

จะมีเมนูเล็กๆปรากฏขึ้นมา

6. เลือก Paste Special

กล่องข้อความ Paste Special จะปรากฏขึ้นมา

7. เลือก Multiply (เปลี่ยนเป็น)

8. เลือก OK

ทีนี้ตัวเลขจะปรากฏขึ้นทางด้านขวามือ (ตามลูกศรสีน้ำเงินในตัวอย่าง) คุณสามารถใช้สูตรในการคำนวณข้อมูลทางตัวเลขนี้ได้

ข้อควรรู้

โปรแกรม Excel สามารถเปลี่ยนตัวเลขในรูปแบบข้อความให้เป็นตัวเลขจริงๆขึ้นมาได้ โดยคุณคลิกที่ปุ่ม Office เลือก Excel Options กล่องข้อความ Excel Options จะปรากฏขึ้นมา ให้คุณคลิก Formulas ในหัวข้อ Error Checking Rules ให้คุณเลือก Numbers Formatted as Text or Preceded by an Apostrophe (เปลี่ยนเป็น)   เซลล์ใน Excel ที่มีธง จะมีข้อความที่ถูกวางโดยธงสีเขียวมุมบนซ้ายมือ ให้คุณคลิกปุ่มเมนูที่ปรากฏในทุกๆเซลล์ที่ error แล้วเลือก Convert to Number ถ้าโปรแกรม Excel สามารถเปลี่ยนข้อความให้อยู่ในรูปแบบของตัวเลขได้ แล้วตัวเลขถูกจัดเรียงอยู่ด้านขวามือ แสดงว่าวิธีนี้เกิดการผิดพลาด

บทความก่อนหน้านี้: เทคนิคการตรวจสอบสูตรใน Excel เวลามี error ขั้นสูง

บทความถัดไป: การย้ายข้อมูลจากที่เป็นแถว (Row) ให้กลายเป็นหลัก (Column) ใน Excel