คุณสามารถใช้สูตรในการคำนวณที่ค่อนข้างซับซ้อนในเวลาอันรวดเร็วและถูกต้องได้ ในข้อมูลที่เป็นประเภทตัวเลข วันที่ หรือ เวลา บางครั้งตัวเลขของคุณที่อยู่ในเซลล์ คุณอาจมองว่าเป็นตัวเลข แต่จริงๆแล้วโปรแกรมจะมองว่าเป็นตัวหนังสือ เวลาที่คุณใส่ตัวเลขลงในเซลล์ ส่วนใหญ่ตัวเลขนั้นมักจะชิดไปทางซ้ายมือ แต่ถ้าเป็นตัวหนังสือ ส่วนใหญ่จะชิดทางด้านขวามือ
ในโปรแกรม Excel จะมีข้อมูลประเภทตัวเลขกับตัวหนังสือที่ค่อนข้างต่างกัน คุณควรใช้ข้อมูลประเภทตัวเลขที่ไม่ใช่รูปแบบตัวหนังสือ ในการคำนวณทางคณิตศาสตร์รวมถึงฟังก์ชั่น ถ้าคุณใส่ข้อมูลประเภทนี้เข้าไปในการคำนวณทางคณิตศาสตร์ ผลลัพธ์ที่ได้คือโปรแกรมจะแจ้งการผิดพลาดขึ้นมา (error) คุณอาจเกิดปัญหาได้หลายทางแต่ถึงอย่างไรก็ตาม คุณก็สามารถแก้ไขปัญหาเหล่านั้นได้ ดังนั้น คุณอาจใช้หน้าต่าง Format Cells เพื่อทำการเปลี่ยนรูปแบบตัวหนังสือที่อยู่ในเซลล์ให้เป็นตัวเลข แต่วิธีนี้คุณอาจใช้ได้ไม่เสมอไป และมีอีกวิธีหนึ่งที่ดีกว่า ในการแปลงข้อมูลให้กลับมาเป็นตัวเลขนั้นก็คือ การคูณ 1 เข้าไป เมื่อคุณได้ทำการแปลงเรียบร้อยแล้ว ข้อมูลตัวหนังสือก็จะกลับมาเป็นตัวเลขทันที
ปัญหาเกี่ยวกับตัวเลขที่ถูกมองเป็นตัวหนังสือมักจะเกิดขึ้น ถ้าคุณนำข้อมูลเข้ามาจากโปรแกรมอื่น ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจจะนำฐานข้อมูลจากภายนอกจากโปรแกรม Access ซึ่งคุณสามารถดูรายละเอียดที่เกี่ยวกับการอิมพอร์ต ข้อมูล Excel ร่วมกับโปรแกรมอื่นได้จากบทที่ 9
นอกจากนี้ คุณสามารถเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการกำหนดรูปแบบของ Worksheet ใน Excel ขั้นสูง ตอนที่ 1 และทำการกำหนดรูปแบบของ Worksheet ใน Excel ขั้นสูง ตอนที่ 2ได้อีกด้วย
ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การ Copy, กำหนดรูปแบบ หรือสิ่งจำเป็นพื้นฐานใน Excel
หมายเหตุ ตัวเลขที่อยู่ในแถวด้านซ้ายมือ จะเป็นตัวเลขที่อยู่ในรูปของข้อความ การตั้งค่าเปลี่ยนรูปแบบใน Excel ให้คุณใช้เซลล์ที่อยู่ในตำแหน่งด้านขวามือ
หากคุณไม่สามารถคิดคำนวณค่าเฉลี่ยของข้อมูลตัวเลขได้ Excel จะแสดงสัญลักษณ์ error แบบ #DIV/0!
1. ให้คุณพิมพ์ 1 เข้าไปในเซลล์ว่างด้านขวามือ
2. คลิกแถบเมนู Home
3. คลิกปุ่ม Copy
4. คลิกและลากเซลล์ที่คุณต้องการทำการเปลี่ยนรูปแบบ (convert)
5. คลิกขวาเซลล์ที่คุณเลือก
จะมีเมนูเล็กๆปรากฏขึ้นมา
6. เลือก Paste Special
กล่องข้อความ Paste Special จะปรากฏขึ้นมา
7. เลือก Multiply (เปลี่ยนเป็น
)
8. เลือก OK
ทีนี้ตัวเลขจะปรากฏขึ้นทางด้านขวามือ (ตามลูกศรสีน้ำเงินในตัวอย่าง) คุณสามารถใช้สูตรในการคำนวณข้อมูลทางตัวเลขนี้ได้
ข้อควรรู้
โปรแกรม Excel สามารถเปลี่ยนตัวเลขในรูปแบบข้อความให้เป็นตัวเลขจริงๆขึ้นมาได้ โดยคุณคลิกที่ปุ่ม Office เลือก Excel Options กล่องข้อความ Excel Options จะปรากฏขึ้นมา ให้คุณคลิก Formulas ในหัวข้อ Error Checking Rules ให้คุณเลือก Numbers Formatted as Text or Preceded by an Apostrophe (เปลี่ยนเป็น
) เซลล์ใน Excel ที่มีธง จะมีข้อความที่ถูกวางโดยธงสีเขียวมุมบนซ้ายมือ ให้คุณคลิกปุ่มเมนูที่ปรากฏในทุกๆเซลล์ที่ error แล้วเลือก Convert to Number ถ้าโปรแกรม Excel สามารถเปลี่ยนข้อความให้อยู่ในรูปแบบของตัวเลขได้ แล้วตัวเลขถูกจัดเรียงอยู่ด้านขวามือ แสดงว่าวิธีนี้เกิดการผิดพลาด
บทความก่อนหน้านี้: เทคนิคการตรวจสอบสูตรใน Excel เวลามี error ขั้นสูง
บทความถัดไป: การย้ายข้อมูลจากที่เป็นแถว (Row) ให้กลายเป็นหลัก (Column) ใน Excel