Share →

หลังจากที่คุณสร้าง Excel  worksheet แล้ว คุณอาจจะต้องการที่จะ share มันกับคนอื่นๆ ซึ่ง file format ที่คุณเลือกเวลาที่คุณทำการบันทึกจะช่วยคุณได้ ซึ่งค่าเริ่มต้นของ format สำหรับ Office 2007 คือ Excel Workbook (.xlsx) ซึ่งรูปแบบไฟล์นี้นั้นเป็นสิ่งใหม่ของ Office 2007 โดยมันจะทำการสร้างไฟล์ที่เล็กกว่าที่สามารถเข้าถึงโดยใช้โปรแกรมอื่นๆได้อย่างง่ายดาย เป็นเพราะว่าตัวไฟล์จะเป็น XML format ซึ่งเป็นมาตรฐานสำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูล

ส่วนเวอร์ชั่นก่อนๆของ Excel จะไม่ได้ใช้ XML เป็น format เริ่มต้น ซึ่งไฟล์เหล่านี้จะใช้นามสกุล .xls ซึ่งถ้าหากคุณ share เอกสารของคุณให้กับผู้ที่ใช้ Excel 97-2003 คุณก็สามารถบันทึกไฟล์ของคุณเป็นแบบ Excel 97-2003 workbook (.xls) ได้ แต่คุณสมบัติบางอย่างที่ไม่ได้รองรับในเวอร์ชั่นเก่าๆอาจหายไปในเวลาที่คุณบันทึกไฟล์ให้เป็น Excel 97-2003 workbook

ซึ่งคุณสามารถที่จะบันทึก worksheet ของคุณไว้เป็น format อื่นๆได้รวมถึง text-based format เช่น Text (Tab delimited), Text (Macintosh), และ CSV (comma delimited) ซึ่ง format เหล่านี้จะบันทึก worksheet ให้อยู่ในรูปแบบของ text เพื่อการเปิดดูในโปรแกรมอื่นๆ   เช่น การใช้ Excel ใน Word หรือ Powerpoint 

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมให้ดูที่ การป้องกัน, บันทึก และพิมพ์ ในโปรแกรม Excel 

1. คลิกที่ปุ่ม Office

เมนูจะปรากฏขึ้นมา

2. คลิก Save As

3. คลิก Other Formats

กล่องหน้าต่าง Save As จะปรากฏขึ้นมา

4. คลิกที่นี่และเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการบันทึกไฟล์ของคุณ

5. พิมพ์ชื่อไฟล์

6. คลิกที่นี่และเลือกประเภทของไฟล์

7. คลิก Save

คุณอาจถูกเตือนถึง incompatibilities

Excel จะบันทึก worksheet ของคุณในรูปแบบที่คุณกำหนด

ในตัวอย่างนี้จะแสดงให้เห็นถึงการบันทึก worksheet ในแบบ Office2003

ในตัวอย่างนี้จะแสดงให้เห็นถึงการบันทึกในแบบ CSV format

ข้อควรรู้

หากคุณต้องการที่จะเห็น XML layout สำหรับไฟล์ Excel 2007 ให้คุณเปลี่ยนนามสกุลไฟล์เป็น .zip จากนั้นดับเบิลคลิกที่ไฟล์ ไฟล์จะเปิดขึ้นมาและโฟลเดอร์และไฟล์ต่างๆจะปรากฏขึ้นมา ให้ดับเบิลคลิกที่ไฟล์เพื่อเปิดขึ้นมาดู

ข้อควรรู้

หากคุณมีคอมพิวเตอร์ที่ติดตั้ง Excel 97-2003 คุณสามารถไปที่ Office Update Website และดาวน์โหลด 2007 Microsoft Office system Compatibility Pack for Excel ซึ่งเมื่อคุณได้ติดตั้ง Compatibility Pack แล้ว คุณจะสามารถเปิดไฟล์ Excel 2001 ใน Excel 97-2003 ได้ แต่คุณสมบัติบางอย่างที่อยู่ในเวอร์ชั่นใหม่อาจไม่ปรากฎขึ้นแต่มันก็ยังสามารถใช้งานได้หากมีการเปิดไฟล์ใน Excel 2007

บทความก่อนหน้า: การบันทึกงาน Excel ของคุณให้เป็น template 

บทความถัดไป: การพิมพ์หลายพื้นที่จาก Workbook ใน Excel 

Share →
0 comments