Share →

ถ้าคุณต้องการตรวจสอบข้อมูลของคุณโดยการทำ highlight ในรูปแบบที่คุณกำหนด ตัวอย่างเช่น ถ้าบริษัทของคุณเสนอโบนัสให้พนักงานเกิน 150,000 ดอลลาร์ คุณอยากให้ Excel ทำ highlight เซลล์ที่เกิน 150,000 ขึ้นมา คุณสามารถสั่งให้ Excel ทำการ highlight เซลล์ โดยกำหนด condition ไม่ว่าจะเป็น น้อยกว่า เท่ากับ อยู่ระหว่าง คือระบุเป็นค่าออกมา ซึ่งลักษณะเหล่านี้มีค่ากำหนด Excel ในการเปลี่ยนแปลงรูปแบบฟอร์แมตของเซลล์ เพื่อที่คุณจะได้สังเกตเห็นได้ชัดว่า ข้อมูลต่างๆเป็นอย่างไร ลักษณะไหน อย่างเช่นข้อกำหนดที่เป็น ข้อความ วันที่ ข้อมูลซ้ำ ข้อมูลที่เป็นตัวท็อป หรือมีเปอร์เซ็นต์อันดับต้นๆ หรือข้อมูลที่มีค่าน้อยมาก หรืออันดับล่าง หรือค่าเฉลี่ยต่างๆ เป็นต้น

การเปลี่ยนรูปแบบข้อกำหนด ถ้าเซลล์มีการ Highlight อยู่ แต่ถ้ามีการเปลี่ยนแปลงข้อมูลแล้วข้อมูลนั้นไม่ได้อยู่ในข้อกำหนดที่คุณต้อง highlight ตัว highlight จะหายไปด้วย ถ้าคุณเปลี่ยนข้อมูล แล้วค่าอยู่ในข้อกำหนดให้เปลี่ยนรูปแบบ Excel ก็จะทำการเติม highlight ในเซลล์นั้นเข้าไป โปรแกรม Excel จะให้คุณเลือกฟอร์แมต หรือคุณจะสร้างฟอร์แมตด้วยตัวคุณเองก็ได้ เพื่อใช้ในงานประเภทนี้

และนอกจาก คุณจะกำหนดรูปแบบ worksheet ได้แล้ว คุณยังสามารถทำการกำหนดรูปแบบให้ Cell ใน Excel ตอนที่ 1  ต่อด้วยการกำหนดรูปแบบให้ Cell ใน Excel ตอนที่ 2  ได้ด้วยเช่นกัน

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การ Copy, กำหนดรูปแบบ หรือสิ่งจำเป็นพื้นฐานใน Excel 

การกำหนดรูปแบบฟอร์แมต

1. ให้คุณคลิกและลากข้อมูลที่คุณต้องการตรวจสอบ

2. คลิกแถบเมนู Home

3. เลือก Conditional Formatting

เมนูจะปรากฏขึ้นมา

4. ให้คุณเลือกออปชั่นที่อยู่ในเมนู

เมนูย่อยจะปรากฏขึ้นมา

5. ให้คุณเลือกออปชั่นที่อยู่ในเมนูย่อย

กล่องข้อความจะปรากฏขึ้นมา

หมายเหตุ ในภาพตัวอย่างได้เลือกออปชั่น Greater Than

6. ให้คุณกำหนดข้อมูลของคุณ

7. คลิกที่ลูกศรตามภาพ และเลือกรูปแบบที่คุณต้องการจะใช้

คุณสามารถเลือกรูปแบบที่ใช้ในการสร้างข้อมูลของคุณ

8. เลือก OK

โปรแกรม Excel จะไฮไลท์ข้อมูลทั้งหมดที่ตรงกับรูปแบบที่คุณกำหนดไว้

การใช้ Data Bars

1. ให้คุณทำตามขั้นตอนที่ 1 ถึง 3 ภายใต้ Conditional Format

ในภาพตัวอย่าง ลูกศรสีน้ำเงินจะแสดงถึงข้อมูลที่คุณเลือกไว้

เมนูจะปรากฏขึ้นมา

2. ให้คุณคลิก Data Bars

เมนูย่อยจะปรากฏขึ้นมา

3. ให้คุณเลือกสีของข้อมูลใน Bar ที่คุณต้องการนำไปใช้

โปรแกรม Excel จะนำ Data Bars ไปใช้กับเซลล์ข้อมูลที่คุณเลือก

ข้อควรรู้

Excel มีสีหลายสีให้คุณเลือก เมื่อคุณเพิ่ม Data Bars ลงในสมุดงานของคุณ คุณสามารถเลือกสีอื่นๆได้ โดยคลิกเมนู Home และเลือก Conditional Formatting ที่อยู่ใน Styles group เมื่อเมนูปรากฏขึ้น ให้คุณคลิก Data Bars และเลือก More Rules เมื่อกล่องข้อความ New Formatting Rule ปรากฏขึ้น ให้คุณใช้ Bar Color field เพื่อเลือกสีอันใหม่ และจากนั้นคลิก OK

ข้อควรรู้

คุณสามารถใช้ color scales กับข้อมูลที่คุณกำหนดไว้ได้ color scales จะใช้ในการไล่สีแต่ละสี ยกตัวอย่าง ถ้าคุณใช้สีเหลืองและสีเขียว สีเหลืองจะแสดงถึงค่าที่ตำกว่า และสีเขียวจะแสดงค่าที่สูงกว่า  ในการนำ color scale มาใช้ ให้คุณเลือกเซลล์ที่คุณต้องการ แล้วคลิกเมนู Home เลือก Conditional Formatting เลือก Color Scales และเลือก color scale ที่คุณต้องการจะใช้

บทความก่อนหน้านี้: การ copy style เพื่อไปใช้ใน workbook อันอื่น ใน Excel

บทความถัดไป: การกำหนดรูปแบบของ Worksheet ใน Excel ขั้นสูง ตอนที่ 2 

Share →
0 comments
Read more:
อาชีพเสริม ถ้าไม่เริ่มทำตอนนี้ จะเริ่มตอนไหน ???
Close