Share →

ถ้าคุณสร้างตารางหรือโครงสร้างข้อมูลที่มีลักษณะเป็นแถว หรือเป็นหลักใน Microsoft Word คุณสามารถอิมพอร์ตข้อมูลมาใช้งานใน Excel ได้ ซึ่งคุณจะสามารถใช้ฟังก์ชั่นต่างๆใน Excel ในการคำนวณข้อมูลได้ด้วย การสร้างใน Word ปกติ จะสามารถใช้งานได้ดีในระดับหนึ่งเลยทีเดียว แต่บางครั้งคุณก็ต้องการสร้างตารางที่เป็นแบบมีความยาวค่อนข้างเยอะ มีความสลับซับซ้อนค่อนข้างมาก ซึ่งจุดนี้เอง การใส่ข้อมูล การดูแลรักษาการใช้งานในรูปแบบของตาราง Excel จะทำงานได้ดีกว่า Microsoft Word มากพอสมควร และ Excel คุณสามารถทำการคำนวณข้อมูล สามารถใช้ฟังก์ชั่น หรือใช้ตัวกรอง ซึ่งฟังก์ชั่นการใช้งานเหล่านี้ไม่ได้มีอยู่ใน Microsoft Word เมื่อคุณทำการก็อปปี้ตารางใน Microsoft Word แล้วนำมาวางใน Excel บางทีคุณจะสูญเสียการจัดรูปแบบบางประการ และข้อมูลที่คุณย้ายมา บางทีคุณจะเห็นว่ามันเป็นตัวหนังสือแทนที่จะเป็นตัวเลข คุณสามารถแก้ไขปัญหาเหล่านี้ได้ไม่ใช่เรื่องยาก โดยการดูรายละเอียดในบทที่ 26 และสำหรับตัวอย่างการจัดรูปแบบ คุณสามารถดูได้ในบทที่ 68 / 69 / 70 และหลังจากที่คุณอิมพอร์ตตารางเข้ามาใน Excel แล้ว คุณสามารถเติมข้อมูลลงไปในรายการ โดยใช้ฟอร์มได้ด้วย ตามตัวอย่างในบทความที่ 36 ที่กล่าวไว้

คุณสามารถทำการแก้ไขคอลัมน์ใน Excel ได้ โดยการปรับความกว้างของหลัก (Column) ใน Excel โดยใช้ Paste special  และการเปลี่ยนรูปแบบข้อความจากตัวหนังสือให้เป็นตัวเลขใน Excel  ได้อีกเหมือนกัน

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การใช้งาน Excel ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

1. ในโปรแกรม Word ให้คุณเลือกตารางที่คุณต้องการก็อปปี้

2. คลิกที่แถบเมนู Home

3. คลิกปุ่ม Copy

โปรแกรม Word จะทำการก็อปปี้ข้อมูลไปยัง Windows Clipboard

4. ใน Excel ให้คุณคลิกเซลล์ เพื่อให้แน่ใจว่าในสมุดงานนั้นมีเซลล์ทั้งด้านล่างและด้านขวาเพียงพอต่อการปรับวางตารางของ Word

5. ให้คุณคลิกที่แถบเมนู Home

6. เลือก Paste

ตารางจะถูกก็อปปี้ไปใน Excel

พร้อมกับมีปุ่ม format ปรากฏขึ้นด้วย

7. ให้คุณคลิกที่ปุ่ม format

รูปแบบของ Word จะถูกนำมาใช้โดยการตั้งค่านี้

ให้คุณคลิกตามภาพตัวอย่าง ถ้าคุณต้องการปรับตารางให้พอดีกับรูปแบบของ Excel (เปลี่ยนเป็น)

คุณสามารถคลิกและลากคอลัมน์ของแต่ละตารางเพื่อปรับให้พอดีกับข้อมูลที่คุณนำเข้ามาได้

อีกทั้ง คุณยังสามารถเพิ่มรูปแบบอื่นให้กับข้อมูลคุณได้ด้วย

ข้อควรรู้

คุณสามารถนำข้อมูลที่เป็นข้อความตัวหนังสือที่มีการแยกโดยเครื่องหมาย คอมม่า (,) เครื่องหมายเว้นวรรค (tab) เครื่องหมายอัฒภาค (: / ;) หรืออื่นๆได้ โดยคุณคลิกที่แถบเมนู Data และคลิกปุ่ม From Text () ที่อยู่ในกลุ่ม Get External Data และเมื่อกล่อง Import Text File ปรากฏขึ้นมา ให้คุณคลิกไฟล์ของคุณและเลือก Import จากนั้น Text Import Wizard จะปรากฏขึ้น ให้คุณคลิกตามลำดับขั้นตอนของการนำไฟล์เข้ามาใช้งาน

ลองเปลี่ยนดู

เมื่อคุณย้ายข้อมูลเข้าไปใน Excel แล้วมีปุ่ม format ปรากฏขึ้นมา ในการป้องกันรูปแบบของ Word ที่คุณไม่ต้องการนำเข้ามาใช้ ให้คุณคลิกที่เมนูและเลือก Match Destination Formatting(เปลี่ยนเป็น) เมนู Paste Options จะยังคงปรากฏขึ้นจนกว่าคุณจะเริ่มใช้งานอีกอันใน excel

บทความก่อนหน้านี้: การดึงข้อมูลจากเว็บไซด์โดยใช้ Excel

บทความถัดไป: การอิมพอร์ตไฟล์ text เพื่อมาใช้ใน Excel ตอนที่ 1 

Share →
0 comments