Share →

PivotTable เป็นเครื่องมือขั้นสุดยอดเพื่อช่วยให้คุณสามารถตอบโจทย์เกี่ยวกับข้อมูลได้เป็นอย่างดี PivotTable ปกติแล้วจะถูกสร้างมาจากรายการ (list) ซึ่งรายการจะประกอบด้วยแถวและคอลัมน์ที่อยู่ในสมุดงาน คุณสามารถใช้ข้อมูลในรูปแบบของรายการหรือใช้เชื่อมต่อไปยังรายการจากแหล่งข้อมูลอื่นๆได้ เช่นเดียวกับเครื่องมือ Access ทั้งนี้ คุณสามารถอ่านดูรายละเอียดเพิ่มเติมเกี่ยวกับการสร้างรายการได้ใน Chapter 4

หัวข้อของแถวและคอลัมน์ที่อยู่ใน PivotTable ปกติแล้วจะแยกตามประเภทหมวดหมู่ของข้อมูลที่ไม่เหมือนกัน ยกตัวอย่างเช่น เพศซึ่งแบ่งข้อมูลออกเป็นหมวดหมู่ เพราะทุกค่าทุกข้อมูลของคุณ จะต้องนำมาระบุเป็นหญิงหรือเพศชาย  Quarter หรือข้อมูลที่เกี่ยวกับไตรมาสก็มีการแบ่งกลุ่มที่ชัดเจนด้วยเหมือนกัน เพราะทุกค่าจะต้องถูกระบุลงในไตรมาสใดไตรมาสหนึ่งเสมอ อย่างเช่นค่าของตัวแปรอาจจะอยู่ในไตรมาสที่ 1 ไตรมาสที่ 2 ไตรมาสที่ 3 ไตรมาสที่ 4 และสำหรับในเรื่องของเงินเดือนและน้ำหนัก จัดว่าเป็นข้อมูลที่ไม่ถูกแบ่งเป็นหมวดหมู่ชัดเจน แต่เป็นข้อมูลประเภทต่อเนื่อง เพราะว่าค่าตัวแปรสามารถแบ่งออกเป็นช่วงๆที่ชัดเจน  และสามารถนำมาคัดแยกข้อมูลได้

โครงสร้างของ PivotTable หรือขอบเขตข้อมูล ปกติแล้วจะเป็นข้อมูลที่ต่อเนื่อง และแสดงให้เห็นถึงการกระจายของข้อมูล ดังภาพตัวอย่างด้านล่าง ซึ่งแสดงเกี่ยวกับข้อมูลของจำนวนสินค้าที่ขายไป โดยถูกแบ่งแยกตามพื้นที่ในไตรมาสที่แตกต่างกัน

เมื่อคุณใส่ข้อมูลเพื่อสร้าง PivotTable ได้แล้ว คุณสามารถทำการปรับเปลี่ยนรูปแบบของตาราง  เพื่อเพิ่มสีสันในข้อมูลของคุณได้ รวมถึงเพิ่มการสร้างกราฟจากตารางแบบ Pivot ใน Excel  เพื่อเวลาที่คุณดูข้อมูล กราฟจะเป็นตัวช่วยให้คุณสามารถเห็นภาพได้ง่ายขึ้น

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การตรวจสอบรูปแบบของข้อมูลใน Excel

1. ให้คุณคลิกและลากข้อมูลที่คุณต้องการ เพื่อทำการสร้าง PivotTable

หมายเหตุ: คุณต้องแน่ใจด้วยนะว่า หัวข้อคอลัมน์และแถวได้ถูกรวมไว้ด้วยกันเรียบร้อยแล้ว

2. ให้คุณเลือกเมนู Insert

3. เลือก PivotTable

กล่องข้อความ Create PivotTable จะปรากฏขึ้นมา

4. ให้คุณคลิกที่ Select a table or range (เปลี่ยนเป็น) เพื่อเลือกแหล่งข้อมูลที่คุณจะสร้างตาราง

ขอบเขตของข้อมูลที่คุณเลือกใช้ในขณะนี้ จะแสดงอยู่ในช่อง Table/Range ตามลักษณะในภาพตัวอย่าง

5. จากนั้นคลิกที่ Existing Worksheet (เปลี่ยนเป็น) เพื่อเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวาง PivotTable ในสมุดงานของคุณ

ถ้าคุณต้องการวางรายการข้อมูลในสมุดงาน ให้คุณเลือกเซลล์ใดเซลล์หนึ่งหรือพิมพ์ชื่อเซลล์เพื่อวางข้อมูล

6. เมื่อคุณเลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวาง PivotTable ได้แล้ว ให้คุณคลิก OK

โปรแกรม Excel จะเปิด PivotTable Field List ขึ้นมา

พร้อมกับเครื่องมือ PivotTable ให้คุณเลือกใช้ออปชั่นต่างๆในการสร้างตารางลงในสมุดงานของคุณ

ลองลบดู

ถ้าคุณต้องการลบ PivotTable ในสมุดงาน ให้คุณคลิกบริเวณใดก็ได้ในตาราง แล้วเลือกแถบ Options ที่อยู่ใน PivotTable tool และเลือก Select ใน Actions group จากนั้นจะมีเมนูปรากฏขึ้นมา ให้คุณเลือก Entire Table เพื่อให้โปรแกรม Excel เลือกตารางในสมุดงานทั้งหมด แล้วกดปุ่ม Delete ที่คีย์บอร์ด เพื่อให้โปรแกรม Excel ลบตาราง Pivot ออกไปจากสมุดงานของคุณ

ข้อควรระวัง

PivotTable เป็นพื้นฐานในการใส่ข้อมูลของคุณในรูปแบบของตาราง เมื่อไรที่คุณสร้าง PivotTable คุณต้องระมัดระวังไม่รายการมีคอลัมน์หรือแถวที่ว่างอยู่ โปรแกรม Excel อาจไม่สร้าง PivotTable ที่ถูกต้องให้กับสมุดงานของคุณได้ ถ้ารายการนั้นยังมีคอลัมน์หรือแถวที่ว่างอยู่ 

บทความก่อนหน้านี้: การปรับเปลี่ยนรูปแบบของตาราง

บทความถัดไป: การสร้างตาราง Pivot ใน Excel ตอนที่ 2

Share →
0 comments