Share →

การสร้างรายชื่อนั้นเป็นการดำเนินการแบบ 2 ขั้นตอน ซึ่งขั้นตอนแรกนั้น คุณจะต้องสร้างโครงร่างที่ประกอบไปด้วยหัวข้อในแต่ละ cell ที่จะบ่งบอกถึงข้อมูลใน column นั้นๆ จากนั้นคุณก็ใส่ข้อมูล ซึ่งโปรแกรม Excel จะให้คุณได้สร้างฟอร์มเพื่อกรอกข้อมูลลงในรายการได้

รูปแบบฟอร์มจะช่วยให้คุณกรอกข้อมูลได้อย่างรวดเร็วและง่ายดาย โดยจะมีช่องว่างๆในแต่ละ column ในตาราง คุณแค่พิมพ์ข้อมูลใส่ลงในช่องและกดแป้น Tab เพื่อย้ายจาก field หนึ่ง ไปยังอีก field หนึ่ง หลังจากที่คุณได้กรอกข้อมูล ลงใน field เสร็จเรียบร้อยแล้ว คุณก็ใส่ข้อมูลลงใน row และเริ่มต้นใส่ข้อมูลลงใน field ใหม่ ซึ่งคุณสามารถย้ายไปข้างหลังและข้างหน้าในรายการได้เพื่อดูหรือแก้ไขข้อมูลของคุณ ทั้งนี้รูปแบบฟอร์มยังสามารถทำเป็นกล่องค้นหาได้ให้คุณได้ใช้เพื่อหาค่าต่างๆ นอกจากนี้คุณยังสามารถย้ายข้อมูลจากที่เป็นแถว (Row) ให้กลายเป็นหลัก (Column) ใน Excel

คุณจะต้องทำการเพิ่มปุ่ม Form ในแถบเครื่องมือ Quick Access ก่อนที่คุณจะสามารถใช้ฟอร์ม ดูที่บทความการปรับแต่งแถบเครื่องมือด่วนใน Excelเพื่อเรียนรู้วิธีการเพิ่มปุ่มลงบนแถบเครื่องมือ Quick Access

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมให้ดูที่ การประมวลผลข้อมูลโดยใช้ Excel

1. พิมพ์ชื่อของหัวข้อ column head

2. คลิกลากเพื่อเลือก column head

3. คลิกปุ่ม Form

 คำเตือนจะปรากฏขึ้นมา

4. ให้คุณอ่านคำเตือน จากนั้นคลิก OK

 Data form จะปรากฏขึ้นมา โดยจะประกอบไปด้วย field ของแต่ละหัวข้อที่คุณสร้างขึ้นมา

5. พิมพ์ข้อมูลลงใน field แรก

6. กดแป้น Tab เพื่อย้ายไปยัง field ถัดไป

7. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 และ 6 เพื่อกรอกข้อมูลอื่นๆลงใน field ที่เหลือ

8. หลังจากที่กรอกข้อมูลชุดแรกเสร็จแล้วให้คลิก New เพื่อเริ่มบันทึกใหม่

 ข้อมูลจะถูกเติมลงบน worksheet และ field ของฟอร์มจะถูกเคลียร์พร้อมสำหรับการบันทึกข้อมูลถัดไป

9. ทำซ้ำขั้นตอนที่ 5 ถึง 8 สำหรับการบันทึกข้อมูลใหม่ๆ

10. คลิก Close หลังจากที่กรอกข้อมูลทั้งหมดเรียบร้อยแล้ว

รายการข้อมูลที่บันทึกจะปรากฏบน worksheet

ข้อควรรู้

คุณสามารถใช้ data form ในการค้นหาและแก้ไขข้อมูลของคุณได้ โดยการคลิกที่ปุ่ม Criteria จากนั้นใน field ให้คุณพิมพ์คำสั่งเช่น = หรือ > และค่าที่คุณต้องการในหนึ่ง field หรือหลายๆ field ยกตัวอย่างเช่น คุณต้องการค้นหาบันทึกเกี่ยวกับ Sally คุณจะต้องพิมพ์ =”Sally” ใน First Name field จากนั้นกดแป้น Enter และถ้าหากมีบันทึกข้อมูลหลายๆอย่างปรากฏขึ้นมา ให้คุณคลิกที่ปุ่ม Find Prev และ Find Next หากจำเป็น ซึ่งถ้าหากคุณค้นหาสิ่งที่เป็นข้อความ คุณจะต้องใส่ข้อความในรูปแบบ quote แต่ถ้าหากคุณค้นหาตัวเลข คุณต้องไม่ใส่ quote ลงไป

ข้อควรรู้

คุณสามารถใช้ฟอร์มกับรายการที่มีอยู่ก่อนหน้านี้แล้วได้ โดยคลิกลากเพื่อเลือก column head จากนั้นคลิกที่ปุ่ม Form บนแถบเครื่องมือ Quick Access

บทความก่อนหน้า: ทำ worksheet สรุปข้อมูลใน Excel

บทความถัดไป : การกำจัดข้อมูลซ้ำใน Excel

Share →
0 comments
Read more:
picexcel
กำหนดรูปแบบของข้อมูลที่ใส่ได้ใน Excel ด้วยการระบุข้อกำหนดของข้อมูลที่ใส่ได้ (Data Entry Rules)

Close