Share →

Autofill ใน Excel จะช่วยให้คุณใส่ข้อมูลได้ง่ายและถูกต้องในกรณีที่ข้อมูลมีการเรียงลำดับที่ชัดเจน ไม่ว่าจะเป็น ชื่อวันในสัปดาห์, ชื่อเดือน, จำนวนเลขที่เพิ่มขึ้นทีละสอง เป็นต้น แต่อย่างไร อย่างไรก็ตามการมีใส่คอมเมนต์ต่างๆไว้ใน Excel เป็นสิ่งจำเป็นเพื่อช่วยให้เวลากลับมาดูข้อมูลสามารถทำความเข้าใจได้ง่ายขึ้น โดยสามารถอ่านได้จาก การใส่คอมเมนต์เพิ่มเติมลงใน Excel  และคุณควรทำการจัดรูปแบบของตัวหนังสือ หรือข้อความให้ดีก่อนที่จะใช้ Autofill โดยสามารถอ่านได้จาก การเปลี่ยนรูปแบบ ตัวเลข,วันที่ และเวลา ใน Excel ตอนที่ 1

ในการใช้ Autofill เริ่มด้วยการใส่ค่าหนึ่งค่าหรือหลายค่าที่คุณจะต้องการให้ Excel สร้างข้อมูลที่เรียงลำดับขึ้นมา เลือก Cell ที่คุณต้องการเป็นตัวเริ่มต้นของการเรียงลำดับ  โดยเลือก cell สองอันหรือมากกว่าเพื่อให้ Excel สามารถหาลำดับในการสร้างข้อมูลเรียงลำดับ, หรืออัตราการเพิ่มขึ้น ในการสร้าง cell แต่ละอันได้  ใน Cell ที่คุณเลือกไว้ ให้เลือกตัว Fill handle ที่อยู่ด้านล่างขวาแล้วทำการลากลงไป เมื่อคุณปล่อยเมาส์ Excel จะทำการสร้างข้อมูลใน Cell ทีทำการลากผ่าน

หลังจากค่าใน Cell ถูกเติมแล้ว Excel จะมีปุ่ม menu ปรากฏขึ้น ทำการคลิกปุ่มเพื่อทำการเปิดเมนูให้คุณสามารถเปลี่ยนค่าที่เติมลงไปได้

คุณสามารถอ่านหัวข้อทั้งหมดเกี่ยวกับ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วย Excel 

1. พิมพ์ค่าเริ่มต้นสำหรับที่จะใช้สร้างข้อมูลที่มีการเรียงลำดับ

2. เลือก Cell นั้น

3. คลิกเลือก Fill Handle

4. ลากไปเมาส์ไปตามจำนวน cell ที่ต้องการจะสร้างข้อมูลแบบเรียงลำดับ แล้วทำการปล่อยเมาส์

Excel จะทำการเติมค่าข้อมูลแบบเรียงลำดับให้ใน Cell โดยอัตโนมัติ

ปุ่ม AutoFill Option ปรากฏขึ้น

5. คลิกปุ่มดังกล่าว แล้วเมนูจะปรากฏขึ้น

6. คลิกเปลี่ยนค่าใน Copy Cells ( เปลี่ยนเป็น )

 Excel จะทำการเปลี่ยนข้อมูลแบบเรียงลำดับเป็นการคัดลอกข้อมูลจากต้นฉบับแทน

7. พิมพ์รูปแบบข้อมูลที่ต้องการใส่

8. ทำซ้ำในขั้นตอนที่ 2 ถึง 4

Excel จะทำการสร้างข้อมูลในรูปแบบที่ถูกกำหนดขึ้นมา

ข้อควรรู้

เมื่อไรที่คุณปล่อยเมาส์หลังจากที่คุณสร้างข้อมูลแบบเรียงลำดับแล้ว ปุ่ม AutoFill Option ( )จะปรากฏขึ้น คลิกปุ่มนี้เพื่อทำการแสดงเมนูภายใน ถ้าคุณต้องการเติมวันที่ในสัปดาห์, คุณสามารถคลิก Fill Days หรือ คลิก Fill Weekdays เพื่อเติมวันจันทร์ถึงวันศุกร์   ( เปลี่ยนเป็น ) คุณสามารถคลิก Fill Formatting Only   ( เปลี่ยนเป็น ) เพื่อทำการเปลี่ยนรูปแบบของ cell โดยไม่มีการเปลี่ยนเนื้อหาภายใน คลิก Fill Without Formatting  ( เปลี่ยนเป็น ) เพื่อทำการเปลี่ยนเนื้อหาใน cell โดยไม่มีการเปลี่ยนรูปแบบของ Cell โดยคุณสามารถกำหนดทิศทางของการสร้างข้อมูลแบบเรียงลำดับได้ไม่ว่าจะเป็นทิศขึ้น, ลง, ซ้าย หรือ ขวา

บทความที่แล้ว : กำหนดรูปแบบของข้อมูลที่ใส่ได้ใน Excel ด้วยการระบุข้อกำหนดของข้อมูลที่ใส่ได้ (Data Entry Rules)

บทความต่อไป  : การใส่สัญลักษณ์พิเศษต่างๆ ลงใน Excel 

Share →
0 comments
Read more:
2
เปลี่ยน Windows Desktop ของคุณจากที่รกรุงรังให้เป็นระเบียบด้วยโปรแกรม Fences

Close