Share →

โปรแกรม Excel มีเครื่องมือหลายอย่างสำหรับจัดการรายการยาวๆ ซึ่งด้วยรายการเหล่านี้คุณอาจต้องการที่จะระบุและแสดงบันทึกที่แตกต่าง ยกตัวอย่างเช่น ผู้ที่สะสม baseball-card ซึ่งเขาอาจจะอยากค้นหาจำนวนผู้เล่นที่เป็นเอกลักษณ์ในคอลเลกชั่นของเขาเพื่อที่จะสร้าง catalog ขึ้นมา ในอีกด้านหนึ่ง ผู้จัดการร้านอาจต้องการที่จะทราบจำนวนผู้เล่นที่เป็นเอกลักษณ์เพื่อที่จะช่วยแนะนำการตัดสินใจความต้องการของลูกค้าก็ได้

โปรแกรม Excel มีเครื่องมือสำหรับแสดงผลเฉพาะบันทึกที่เป็นเอกลักษณ์ในรายการ เริ่มด้วย worksheet ที่เป็นรูปแบบข้อมูลรายการ ซึ่งข้อมูลที่บันทึกบางอย่างจะซ้ำๆกันหรือซ้ำกันในแต่ละ column ซึ่งการใช้เครื่องมือกรองข้อมูลของ Excel จะเป็นการระบุและละการแสดงผลบันทึกที่ซ้ำกัน ดูเพิ่มเติมได้ที่ การคัดกรองข้อมูลขั้นสูงใน Excel  และ การคัดกรองข้อมูลใน Excel ที่มีข้อกำหนดหลายข้อกำหนด ซึ่งโดยทั่วไปแล้วคุณจะใช้เครื่องมือนี้ในการคัดกรองข้อมูลในหลายๆ column หรือแม้แต่การกรองหลายข้อกำหนดใน column เดี่ยวๆ

หากคุณต้องการที่จะลบบันทึกที่ซ้ำกันออกไป ให้คุณใช้ตัวเลือก Remove Duplicate ในแถบ Data

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมให้ดูที่ การประมวลผลข้อมูลโดยใช้ Excel

1. คลิกที่ cell ในรายการของคุณ

2. คลิกที่ Data tab

3. คลิก Advance

 กล่องหน้าต่าง Advance Filter จะปรากฏขึ้นมา

4. คลิกทำเครื่องหมายที่ Filter the List ใน Place ( เปลี่ยนเป็น )

5. คลิกลากเพื่อเลือกรายการของคุณทั้งหมดหรือพิมพ์ระบุช่วงของ cell

6. คลิกทำเครื่องหมายถูกที่ Unique Records Only (  เปลี่ยนเป็น  )

7. คลิก OK

โปรแกรม Excel จะทำการคัดกรองบันทึกข้อมูลที่ซ้ำกัน

 คุณสามารถเห็นได้ว่าบันทึกข้อมูลที่ซ้ำกันนั้นได้ถูกซ่อนไว้ เพราะหมายเลขของ row นั้นเรียงไม่ต่อเนื่องกัน

8. คลิกที่ Data tab

9. คลิก Clear

 บันทึกข้อมูลที่ซ้ำกันจะแสดงขึ้นมา

ข้อควรรู้

ถ้าหากคุณต้องการที่จะคงรายการที่ไม่ถูกคัดกรองไว้ คุณสามารถวางรายการที่ถูกคัดกรองแล้วไว้บนพื้นที่อื่นใน worksheet ได้ ในกล่องหน้าต่าง Advance Filter ให้คุณคลิกทำเครื่องหมายที่ Copy To Another Location ( เปลี่ยนเป็น ) จากนั้นให้ใส่จุดหมายที่คุณต้องการวางรายการที่ถูกคัดกรองใน Copy To field

ข้อควรรู้

การคัดกรองบันทึกข้อมูลที่ซ้ำกันจะเป็นการงดแสดงผลเป็นการชั่วคราว ซึ่งถ้าหากคุณต้องการที่จะลบบันทึกข้อมูลที่ซ้ำกันอย่างถาวรให้เลือกที่รายการ คลิกที่ Data tab และจากนั้นใน Data Tools group คลิกที่ Remove Duplicate จากนั้นกล่องหน้าต่าง Remove Duplicate จะปรากฏขึ้นมา ซึ่งถ้าหากรายการของคุณมี header ให้คลิกทำเครื่องหมายถูกที่ My Data Has Header (  เปลี่ยนเป็น  ) จากนั้นเลือก column ที่คุณต้องการเพื่อตรวจข้อมูลที่ซ้ำกันจากนั้นคลิก OK โปรแกรม Excel จะลบบันทึกข้อมูลออกไป

บทความก่อนหน้า: การสร้างฟอร์มเพื่อใส่ข้อมูลใน Excel 

บทความถัดไป : การเรียงและการคัดกรองข้อมูลแบบง่ายใน Excel

Share →
0 comments
Read more:
icon
จัดบทความใน Photoshop อย่างมืออาชีพ

Close