Share →

เซลล์หลายๆเซลล์ จะสามารถบรรจุข้อมูลได้ทั้ง ตัวเลข ข้อความ คอมเมนท์ ฟอร์แมตรูปแบบ หรือสูตรต่างๆ และใน Excel คุณสามารถค้นหาส่วนประกอบข้อมูลเหล่านี้เพื่อจะดูข้อมูลของคุณหรือแม้กระทั่งจะแทนที่ข้อมูลเดิม คุณก็สามารถทำได้ ยกตัวอย่างเช่น คุณอาจค้นหาและแทนที่ค่าเพื่อแก้ไขข้อผิดพลาด หรือบางทีคุณอาจจำเป็นต้องดึงค่ากลับมาเพื่อที่จะใส่คอมเมนท์ หรือจัดรูปแบบที่คุณต้องการนำไปใช้

กล่องข้อความของExcel Find และ Replace จะมีอยู่ให้คุณใช้งานในแถบเมนู Home ที่อยู่ใน Editing group หรือ คุณจะกดคีย์บอร์ด Ctrl + H รูปแบบ Find จะเป็นส่วนหนึ่ง ที่อยู่ใน Find and Replace และให้คุณสามารถใช้งานได้ใน แถบเมนู Home ที่อยู่ใน Editing group หรือคุณจะกด Ctrl + F ก็ได้

ในการค้นหาและแทนที่รูปแบบของข้อมูล ให้คุณเจาะจงสิ่งที่คุณต้องการค้นหาและเจาะจงสิ่งที่คุณต้องการแทนที่ โดยการคลิกที่ปุ่ม Options ในกล่องข้อความ Find and Replace และใส่รายละเอียดที่คุณต้องการค้นหาหรือแทนที่เข้าไป ใช้เมนูลูกศรของ Within เพื่อให้บอกว่าข้อมูลของคุณอยู่ใน worksheet ปัจจุบัน หรือ workbook ปัจจุบัน การคลิกปุ่ม Formatting เพื่อกำหนดลักษณะของข้อมูลที่คุณต้องการค้นหา อย่างเช่น อักษรตัวหนา หรือ ข้อมูลที่เป็นเปอร์เซนต์

คุณสามารถดูย้อนรอยการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใน Excel เพื่อดูว่าข้อมูลเหล่านี้ ได้มีใครมาทำการเปลี่ยนแปลงบ้าง จากนั้น ก็ทำการเรียงข้อมูลใน Excel ขั้นสูง  เพื่อให้คุณสามารถอ่านหรือดูข้อมูลได้ง่ายขึ้น

 

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วย Excel 

1. ให้คุณคลิกแถบเมนู Home

2. คลิก Find & Select ที่อยู่ในกล่องข้อความ Editing

เมนูจะปรากฏขึ้นมา

3. ให้คุณคลิก Replace

อีกวิธีหนึ่ง คุณสามารถกด Ctrl + H เพื่อเปิดกล่องข้อความ Find and Replace ขึ้นมา

จากนั้น กล่องข้อความ Find and Replace จะปรากฏขึ้น

4. ให้คุณคลิก Options ถ้ากล่องข้อความไม่มีเมนูเหล่านี้โชว์อยู่

หมายเหตุ ปุ่ม Options จะให้คุณสามารถเลือกสลับการใช้งานระหว่าง short form และ long form ที่อยู่ในกล่องข้อความ

5. ให้คุณคลิกตามภาพตัวอย่าง และเลือก Choose Format from Cell

กล่องข้อความ Find and Replace จะหายไป

6. ให้คุณคลิกเซลล์ที่มีการจัดฟอร์แมตที่คุณต้องการแทนที่ข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ จะเลือกเติมสีเขียวลงในเซลล์

จากนั้น กล่องข้อความ Find and Replace ก็จะปรากฏขึ้นอีกครั้ง

และรูปแบบฟอร์แมตพรีวิวที่คุณเลือกไว้ก็จะปรากฏขึ้น

7. ให้คุณคลิกตามภาพตัวอย่าง และเลือก Choose Format from Cell

กล่องข้อความ Find and Replace จะหายไป

8. ให้คุณคลิกเซลล์ที่มีการจัดฟอร์แมตที่คุณต้องการแทนที่ข้อมูล

ในตัวอย่างนี้ จะเลือกใช้เซลล์ที่ไม่มีการเติมสีใดๆ

จากนั้น กล่องข้อความ Find and Replace ก็จะปรากฏขึ้นอีกครั้ง

และรูปแบบฟอร์แมตพรีวิวที่คุณเลือกไว้ก็จะปรากฏขึ้น

9. ให้คุณคลิก Replace All

Excel จะทำการวางรูปแบบฟอร์แมตไว้ให้คุณ

รวมถึง Excel จะเติมสีเขียวทั้งหมดเซลล์ที่ไม่มีการเติมสีใดๆ

10. คลิก OK

11. คลิก Close

คุณสามารถคลิก Replace เมื่อคุณต้องการเปลี่ยนรูปแบบได้ในหนึ่งครั้ง

ถ้าคุณต้องการค้นหาฟอร์แมตที่เข้ามาแทนที่ฟอร์แมตเดิม ให้คุณคลิก Find All หรือ Find Next เพื่อไฮไลท์เซลล์ที่อยู่ในสมุดงาน แต่ไม่ได้มีการแทนที่ฟอร์แมต

เสริมความรู้

ก่อนที่คุณจะทำการคลิก Find and/or Replace คุณควรแน่ใจก่อนด้วยว่า คุณได้เคลียร์ฟอร์แมตของข้อมูลเรียบร้อยแล้ว โดยคลิกที่ลูกศรที่อยู่ด้านข้างของปุ่ม Format ทั้งสอง จากนั้นก็คลิก Clear Find Format และ Replace Format

ข้อควรรู้

ในกล่องข้อความ Find and Replace ให้คุณคลิกปุ่ม Format เพื่อเปิดกล่องข้อความ Find Format หรือ Replace Format ขึ้นมา คุณสามารถใช้กล่องข้อความเหล่านี้เพื่อเจาะจงใช้กับตัวเลข (Number) รูปแบบการจัดวาง (Alignment) ตัวอักษร (Font) เส้นขอบ (Border) การเติมสี (Fill) หรือการป้องกัน (Protection) ภายในช่อง Replace With

ข้อควรรู้

เมื่อคุณกำลังค้นหาข้อมูลจำพวกข้อความหรือค่าต่างๆ ให้คุณพิมพ์ข้อความหรือค่าที่คุณกำลังหาได้ในช่อง Find What และให้คุณพิมพ์ข้อความหรือค่าที่คุณต้องการแทนที่ข้อมูล ภายในช่อง Replace With

บทความก่อนหน้านี้: ซ่อนแถวใน Excel โดยการ Group และ Outline 

บทความถัดไป: การใส่คอมเมนต์เพิ่มเติมลงใน Excel 

 

Share →
0 comments
Read more:
ส่วนแบ่ง Search Engine
คำแนะนำเริ่มต้นและความรู้สำหรับการทำ SEO

Close