Share →

จริงๆแล้วมีหลายธุรกิจหลายองค์กร ที่ใช้โปรแกรมมากกว่าหนึ่งโปรแกรมในการจัดการบริหารข้อมูล และโปรแกรม Excel ก็เป็นหนึ่งทางเลือกในซอฟต์แวร์เหล่านั้นที่ใช้งานได้เป็นอย่างดี ในการบริหาร วิเคราะห์ พรีเซนต์ข้อมูลเกี่ยวกับตัวเลข แต่สำหรับฐานข้อมูล โปรแกรม Access จะช่วยคุณในการเก็บ กลั่นกรอง หรือดึงข้อมูลขนาดใหญ่ได้ดีกว่า คุณจะสามารถอิมพอร์ตผ่านข้อมูลจาก Access เข้ามาสู่ใน Excel ได้ คุณสามารถใช้เทคนิคในการวิเคราะห์ข้อมูลแบบง่ายๆ ทั่วๆไป รวมถึงฐานข้อมูลของ Access ที่ค่อนข้างซับซ้อนได้ด้วย

และแทนที่คุณจะเก็บข้อมูลในสมุดงานใน Excel โปรแกรม Access จะเก็บต่างๆ ไว้ในรูปแบบของตาราง ซึ่งข้อมูลที่คุณต้องการ ส่วนใหญ่จะเป็นข้อมูลที่คุณสนใจ อย่างเช่นลูกค้า สินค้า พนักงาน การทำธุรกรรม เป็นต้น จริงๆแล้ว เพื่อทำให้คุณสามารถทำ Access ได้อย่างมีประสิทธิภาพและมีระบบ คุณจำเป็นต้องสร้าง key ในแต่ละตาราง ซึ่งปกติโปรแกรม Access จะมีการใส่ key เข้าไปให้โดยอัตโนมัติ และ Access จะใช้ key เหล่านี้ เป็นตัวลิงค์แต่ละตารางเข้าไว้ด้วยกัน

Excel จะใช้ข้อมูลตารางต่างๆใน Access ในแบบที่ง่ายๆ ไม่สลับซับซ้อน โดยคุณสามารถอิมพอร์ตข้อมูล ตารางเข้ามา แล้วเลือกตารางหรือคอลัมน์ ที่คุณสนใจ เพื่อมาแสดงในสมุดงานเพียงแค่แผ่นเดียวได้ คุณสามารถทำการกำหนดข้อมูลในรูปแบบตารางใน Excel  รวมถึงการปรับเปลี่ยนรูปแบบของตาราง เพื่อให้ดูน่าสนใจในการนำเสนอมากขึ้นด้วย

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การใช้งาน Excel ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

1. ให้คุณเปิดสมุดงานที่คุณต้องการดูข้อมูล Access

2. คลิกเมนู Data

3. เลือก From Access ที่อยู่ในกลุ่ม Get External Data

กล่องข้อความ Select Data Source จะปรากฏขึ้นมา

4. ให้คุณคลิกลูกศรตามภาพเพื่อเลือกโฟลเดอร์ที่คุณต้องการนำข้อมูล Access มาใช้

5. เลือกฐานข้อมูลของคุณ

6. เลือก Open

กล่อง Select Table จะปรากฏขึ้นมา

7. ให้คุณเลือกตารางที่คุณต้องการเปิดใช้

8. แล้วคลิก OK

กล่องข้อความ Import Data จะปรากฏขึ้นมา

9. ให้คุณคลิกเลือกมุมมองที่จะแสดงข้อมูลของคุณ (เปลี่ยนเป็น)

โดยคุณจะเลือก Table และ PivotTable Report หรือ PivotChart หรือ PivotTable Report ก็ได้

10. คลิกเลือกตำแหน่งของข้อมูลที่คุณจะนำมาใช้ (เปลี่ยนเป็น)

11. โดยที่คุณจะเลือกจาก Existing Worksheet หรือ New Worksheet ก็ได้

12. แล้วคลิก OK

จากนั้นข้อมูลของคุณก็จะปรากฏอยู่ใน Excel

ข้อควรรู้ 

ฐานข้อมูล Northwind เป็นฐานข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ที่มีความละเอียดมาเป็นเวลาหลายปี และถูกเผยแพร่กับ Access ด้วย Office CD ซึ่งฐานข้อมูลนี้ได้รวบรวมข้อมูลที่เกี่ยวกับผลิตภัณฑ์ ลูกค้า พนักงาน และลักษณะของร้านที่มีนักชิมอาหาร เป็นต้น

สำหรับการใช้งานหรือการทดลองใช้ ด้วยการนำข้อมูลเข้ามา หรือการดึงข้อมูล คุณสามารถทำได้โดยการติดตั้งฐานข้อมูล Northwind นี้ 

ข้อควรรู้ 

คุณสามารถนำเทคนิคที่กล่าวมาข้างต้นมาใช้กับทุกๆฐานข้อมูลที่มีไดรฟ์เวอร์ ODBC (Open Database Connectivity) หรืออินเตอร์เฟส (standard interface) ได้

นอกจากนี้ คุณสามารถนำฐานข้อมูลมาใช้อย่างเช่น Oracle หรือ Microsoft SQL Server และฐานข้อมูลอื่นอย่างเช่น Visual FoxPro กับโปรแกรม Excel ได้ด้วยเหมือนกัน 

บทความก่อนหน้านี้: การอิมพอร์ตไฟล์ text เพื่อมาใช้ใน Excel ตอนที่ 2

บทความถัดไป: การ Query ฐานข้อมูล Access ใน Excel ตอนที่ 1

Share →
0 comments
Read more:
มาเพิ่มพลังให้กับ Firefox ด้วย Add-ons กันเถอะ
Close