Share →

ตาราง Excel จะทำให้คุณสามารถใช้คุณสมบัติความสามารถพิเศษในการวิเคราะห์ คัดกรอง และเรียงลำดับข้อมูลดีกว่าฟังก์ชั่นพื้นฐานในฐานข้อมูลทั่วไปที่มี แต่การอิมพอร์ตสมุดงาน (worksheet) เข้าสู่ใน Microsoft Access ก็ดีเหมือนกันเพราะคุณจะสามารถจัดการลิสต์ต่างๆได้เป็นอย่างดีโดยใช้ข้อดีของคุณสมบัติโปรแกรม Database

ฐานข้อมูลประเภท Relational อย่างเช่น โปรแกรม Access บ่อยครั้งจะมีข้อดีมากเกี่ยวกับ Wizard ที่มีมาให้ หรือเครื่องมือในการออกแบบที่ทำให้คุณสามารถสร้างฟอร์ม สร้าง Query สร้าง Query รวมถึงรายงานได้เป็นอย่างดี และข้อดีอีกอย่างนึงคือ ขนาดของไฟล์ ซึ่งขนาดของไฟล์ในโปรแกรมฐานข้อมูลจะเล็กกว่าขนาดของไฟล์โปรแกรม Access

ก่อนที่คุณจะอิมพอร์ตสมุดงานมาใส่ใน Access คุณจะต้องทำการเปลี่ยนหรือสร้างฟอร์แมตรูปแบบไฟล์ในสมุดงานให้เป็นแบบตารางก่อน โดยหัวของคอลัมน์อาจจะมีหัวข้อระบุไว้ คุณควรที่จะลบคอลัมน์ แถว หรือเซลล์ ที่ไม่มีข้อมูลออกก่อน ซึ่งข้อมูลที่คุณต้องการอิมพอร์ตเข้าไป คุณควรกำจัดข้อมูลที่มีซ้ำๆกันอยู่ออกไปด้วย ยกตัวอย่างเช่น แทนที่คุณจะต้องกรอกชื่อลูกค้า ที่อยู่ ในทุกๆการบันทึกรายการการซื้อขายที่มี คุณก็แยกสมุดงานออกมาเป็นสองอัน ซึ่งข้อมูลแรกก็เกี่ยวกับข้อมูลลูกค้า และอีกอันเป็นข้อมูลในการซื้อขาย ซึ่งทั้งสองลิสต์นี้ Access จะมองว่าเป็นสองตารางที่มีการเชื่อมกันด้วย field ที่เป็น key เชื่อมกันอยู่

และก่อนที่คุณจะนำข้อมูลใน Excel ไปใช้ใน Access คุณสามารถทำการเปลี่ยนรูปแบบ ตัวเลข,วันที่ และเวลา ใน Excel ตอนที่ 1  ต่อด้วยการเปลี่ยนรูปแบบ ตัวเลข,วันที่ และเวลา ใน Excel ตอนที่ 2 ได้ด้วยเหมือนกัน

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การใช้งาน Excel ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

1. ให้คุณเปิดฐานข้อมูล Access ขึ้นมา

2. เลือกแถบเมนู External Data

3. เลือก Excel ที่อยู่ในกลุ่มเครื่องมือ Import

จากนั้น Get External Data – Excel Spreadsheet จะปรากฏขึ้นมา

4. ให้คุณพิมพ์ตำแหน่งของไฟล์ที่คุณต้องการดึงข้อมูลเข้ามา

วิธีการทำคือ ให้คุณคลิกปุ่ม Browse เพื่อหาตำแหน่งของไฟล์

5. แล้วคลิก OK

หน้าต่าง Import Spreadsheet Wizard จะปรากฏขึ้นมา

6. ให้คุณคลิกสมุดงานที่คุณต้องการวางข้อมูล

7. แล้วคลิก Next

หน้าถัดไปของ Import Spreadsheet Wizard จะปรากฏขึ้นมา

8. ให้คุณคลิกตามภาพตัวอย่าง ถ้าข้อมูลของคุณไม่มีหัวข้อคอลัมน์ (เปลี่ยนเป็น)

9. แล้วคลิก Next

หน้าถัดไปของ Import Spreadsheet Wizard จะปรากฏขึ้นมา

10. ให้คุณเลือกหัวข้อคอลัมน์

11. ตั้งชื่อคอลัมน์ใน Field options

12. และทำตามขั้นตอนที่ 10 ถึง 11 อีกครั้ง ในแต่ละคอลัมน์

13. แล้วคลิก Next

ข้อควรรู้ 

คุณไม่สามารถดึงไฟล์ข้อมูลเข้ามาใช้ใน Access ที่มีมากกว่า 255 คอลัมน์ ได้ เพราะว่าจำนวนคอลัมน์ของตาราง Access มีจำกัดไว้แค่ 255 คอลัมน์ ไม่สามารถสูงเกินกว่านั้นได้

ข้อควรรู้ 

เมื่อคุณนำข้อมูลออกไป ข้อมูลในทุกๆแถวของคอลัมน์ควรจะมีประเภทเดียวกัน คอลัมน์ที่มีข้อมูลมากกว่า 1 ประเภท อาจทำให้เกิด error ระหว่างการนำข้อมูลออกไปใช้ได้ ซึ่งโปรแกรม Access จะดูที่คอลัมน์แรกที่มี 8 แถวเพื่อกำหนดประเภทข้อมูลของคอลัมน์

บทความก่อนหน้านี้: การนำ Query ที่ทำไปแล้วกลับมาใช้อีกครั้งใน Excel

บทความถัดไป: การนำข้อมูลใน Excel ไปใส่ใน Access ตอนที่ 2

Share →
0 comments
Read more:
icon
สร้างคีย์ลัดสำหรับฟิลเตอร์โปรดของคุณใน Photoshop

Close