Share →

ในแต่ละเรคคอร์ดฐานข้อมูล Access จะต้องมีลักษณะที่เหมือนกับเรคคอร์ดอื่นๆ รวมถึงต้องมีลักษณะเฉพาะที่ไม่มีใน Aceess ด้วย ซึ่งข้อมูล Access จะมี field อย่างหนึ่งที่เรียกว่า Primary key อย่างเช่นเรคคอร์ดที่เป็นเลขที่ การบันทึก เพื่อต้องการให้แน่ใจว่า แต่ละเรคคอร์ดไม่ซ้ำกัน คุณสามารถสร้าง primary key ใน Access ได้ ตัวอย่างเช่น ในบริษัทจะต้องไม่มีพนักงานที่มีเลขประจำตัวพนักงานเบอร์เดียวกัน ซึ่งเลขประจำตัวพนักงาน คุณสามารถกำหนดให้เป็นแบบ Primary key ได้

คุณสามารถเก็บข้อมูลใน Access หลายๆตารางได้ และใช้ key field เพื่อเชื่อมแต่ละตารางเข้าด้วยกัน คุณสามารถเชื่อมตาราง Access ไปใส่ในหน้า Workbook ที่กำหนดไว้ หรือช่วง range ของ Excel ว่าคุณต้องการอิมพอร์ตข้อมูลในตำแหน่งไหนใน Excel และใช้ Spacesheet Wizard อิมพอร์ตข้อมูลเข้ามา โดย Wizard จะให้คุณสามารถ set ออปชั่นเกี่ยวกับ field ได้หลายอย่าง ในระหว่างการที่อิมพอร์ตเข้ามา คุณสามารถเปลี่ยนชื่อของ field ประเภทของข้อมูล หรือเลือกที่จะไม่อิมพอร์ตในบาง field ก็ได้

คุณสามารถสร้าง index ของ field ระหว่างการอิมพอร์ตได้ ซึ่ง              index นี้จะช่วยเพิ่มความเร็วในการดึงข้อมูลออกมาจาก Access คุณควรจะเลือกทำการ index field ที่เป็น Primary Key ไว้ ด้วยการ เลือก Yes (No Duplicates) Option ใน Indexed field ซึ่งออปชั่นนี้ คุณต้องแน่ใจว่า แต่ละ field ของ Primary Key ต้องไม่ซ้ำกับใคร

นอกจากนี้ ก่อนที่คุณจะนำข้อมูลใน Excel ไปใส่ใน Access คุณสามารถทำการกำหนดรูปแบบของ Worksheet ใน Excel ขั้นสูง ตอนที่ 1 รวมถึงการกำหนดรูปแบบของ Worksheet ใน Excel ขั้นสูง ตอนที่ 2  ก่อนได้

 

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การใช้งาน Excel ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

ในหน้าถัดไปของ Import Spreadsheet Wizard

14. ให้คุณคลิกที่ปุ่มออปชั่นแรก (เปลี่ยนเป็น)

ถ้าคุณต้องการตั้งค่าปุ่มแรกด้วยตัวเอง ให้คุณคลิกที่ลูกศรตามภาพ เพื่อเลือกช่องใส่ข้อมูล

15. แล้วเลือก Next

หน้าถัดไปของ Import Spreadsheet Wizard จะปรากฏขึ้นมา

16. ให้คุณใส่ชื่อตารางของคุณลงไป

17. แล้วคลิก Finish

หน้าถัดไปของ Wizard จะปรากฏขึ้นมา

18. ให้คุณคลิก Close

หน้าต่าง Import Spreadsheet Wizard จะถูกปิดลง

19. ให้คุณดับเบิ้ลคลิกที่ชื่อตาราง

จากนั้น สมุดงานของคุณจะปรากฏขึ้นใน Access

ข้อควรรู้ 

คุณสามารถผนวกข้อมูลใน Excel ลงในตาราง Access ที่มีอยู่ได้ จากบนหน้าแรกของ Get External Data – Excel Spreadsheet Wizard ให้คุณคลิก Append a Copy of the Record to the Table (เปลี่ยนเป็น) จากนั้น ให้คุณเลือกตารางที่คุณต้องการผนวกข้อมูล 

ข้อควรรู้ 

บนหน้าแรกของ Get External Data – Excel Spreadsheet Wizard คุณสามารถเลือกลิงค์ข้อมูลที่อยู่ใน Access ลงไปยัง Excel ได้ และถ้าคุณลิงค์ข้อมูลของคุณ อะไรก็ตามที่คุณเปลี่ยนใน Excel จะสะท้อนไปยังข้อมูลใน Access ด้วย นอกจากนี้ คุณสามารถใช้ Access ในการ Query ข้อมูลหรือสร้างรายงานขึ้นมาได้ แต่คุณจะไม่สามารถอัพเดตข้อมูลของคุณที่อยู่ใน Access

บทความก่อนหน้านี้: การนำข้อมูลใน Excel ไปใส่ใน Access ตอนที่ 1 

บทความถัดไป: ใช้ Excel ในการทำ mail merge 

Share →
0 comments
Read more:
icon
เติมเงาให้ตัวหนังสือด้วยเทคนิคง่ายๆ ใน Photoshop

Close