Share →

นอกจากการเรียงลำดับบันทึกทั้งหมดในแบบ ascending หรือ descending การกรองจะช่วยให้คุณมองเห็นเฉพาะบันทึกที่คุณตั้งเกณฑ์ไว้ และจะซ่อนส่วนที่เหลือเอาไว้  การตั้งเกณฑ์จะมีลีกษณะเช่น Age > 65, State = Missouri, ซึ่ง Age และ State เป็นชื่อของ column head และเมื่อคุณทำการกรองรายการ ลูกศรชี้ลงจะปรากฏบนด้านขวาของทุกๆ column head

คลิกที่ลูกศร column เพื่อเลือกค่า เช่น Missouri หรือ Age >65 โดยใช้การคัดกรองซึ่งจะทำให้มันแสดงเฉพาะบันทึกที่มีค่าเหล่านี้เท่านั้นในแต่ละ column ยกตัวอย่างเช่น ลูกค้าทุกคนใน Missouri หรือ ผู้ชายทุกคนที่มีอายุมากกว่า 65 ปี คุณก็สามารถที่จะสร้างการคัดกรองที่จะแสดงบันทึกสำหรับค่าในแต่ละ column ซึ่งคุณสามารถรวมการคัดกรองและป้อนเกณฑ์ที่แตกต่างกันลงใน column ต่างๆได้ด้วย Excel

ด้วยการการคัดกรองข้อมูล คุณสามารถจำกัดรายการที่ยาวให้แคบลงได้ในไม่กี่วินาที และหลักเกณฑ์ที่ป้อนลงไปจะทำให้ช่วงระยะของค่าต่างๆก็แคบลงขึ้นไปด้วย อย่างไรก็ตาม มันก็อาจจะไม่มีบันทึกใดๆปรากฏขึ้นมาก็ได้ ซึ่งการคัดกรองรายการโดยใช้หลักเกณฑ์หลายๆแบบจะต้องเริ่มจาก worksheet ที่เป็นรูปแบบรายการ

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมให้ดูที่ การประมวลผลข้อมูลโดยใช้ Excel

1. คลิก cell มนรายการของคุณ

2. คลิกที่ Data tab

3. คลิก Filter ใน Sort & Filter group

ปุ่มลูกศรชี้ลงจะปรากฏขึ้นมาในทุกๆ column head

4. คลิกที่ปุ่มลูกศรใน field ที่คุณต้องการจะทำการคัดกรอง

5. คลิก Number Filters หากคุณเลือก field ที่มีตัวเลข

คุณสามารถคลิก Text Filters ถ้าหากคุณเลือก field ที่เป็นข้อความ หรือคลิก Date Filter ถ้าหากคุณเลือก field ที่เป็นวันที่ในขั้นที่ 4

6. คลิก Custom Filter

กล่องหน้าต่าง Custom AutoFilter จะปรากฎขึ้นมา

7. คลิกที่นี่และเลือกค่า

8. พิมพ์ค่าหรือเลือกค่า
คุณสามารถทำซ้ำขั้นตอนที่ 7 และ 8 ได้ถ้าหากคุณต้องการสร้างเกณฑ์ที่สองขึ้นมา

เลือก And ถ้าหากคุณต้องการใช้หลักเกณฑ์ทั้งสอง

เลือก Or ถ้าหากคุณต้องการใช้หลักเกณฑ์อันใดอันหนึ่ง

9. คลิก OK

รายการจะแสดงบันทึกที่ตรงกับหลักเกณฑ์ของคุณ

Note: ในการจัดเรียงบันทึกที่ถูกคัดกรองแล้วให้คลิกที่ Data tab และจากนั้นเลือก sort option

ข้อควรรู้

คุณสามารถใช้การคัดกรองเพื่อแสดงค่าสูงสุดหรือต่ำสุดในรายการได้ โดยการคลิกที่ลูกศรบน numeric field ที่คุณต้องการคัดกรอง เมื่อเมนูปรากฏขึ้นมาให้คุณคลิกที่ Number Filters จากนั้นคลิกที่ Top Ten กล่องหน้าต่าง Top 10 AutoFilter จะปรากฏขึ้นมา ให้เลือก Top ถ้าหากคุณต้องการแสดงค่า Top หรือเลือก Bottom ถ้าหากคุณต้องการแสดงค่า Bottom จากนั้นให้คุณพิมพ์ค่าที่คุณต้องการจะแสดง และจากนั้นให้เลือกว่าคุณจะให้มันแสดงผลเป็นตัวเลขหรือเปอร์เซ็นต์ จากนั้นคลิก OK และ Excel จะให้ผลลัพท์ตามที่คุณต้องการ

บทความก่อนหน้า: การเรียงข้อมูลใน Excel โดยเรียงตามสีของ Cell, สีของตัวหนังสือ หรือ icon 

บทความถัดไป : การคัดกรองข้อมูลใน Excel ที่มีข้อกำหนดหลายข้อกำหนด 

Share →
0 comments
Read more:
picexcel
การสร้างตาราง Pivot ใน Excel ตอนที่ 1

Close