Share →

ใน Query Wizard คุณสามารถสร้างการเรียงข้อมูลย่อยภายในข้อมูลใหญ่ได้ง่ายๆ ตัวอย่างเช่น คุณอาจจะเรียงชื่อรัฐ ชื่อเมือง และชื่อประเทศตามลำดับ ซึ่งคุณอาจจะเรียงข้อมูลของประเทศทั้งโลก ซึ่งประเทศแรก ก็จะขึ้นด้วยตัว A ตามด้วย B และ C ตามลำดับ และในแต่ละประเทศก็มีจังหวัดอยู่ คุณก็ต้องเรียงจังหวัดภายในประเทศเหล่านั้นด้วย และในจังหวัดเหล่านี้ คุณอาจจะต้องเรียงอำเภอของแต่ละจังหวัด ในแต่ละประเทศได้ด้วย

ถ้าคุณต้องการอิมพอร์ตข้อมูลมาใส่ใน Excel คุณก็สามารถใช้คุณสมบัติเป็นเครื่องมือในการจัดเรียง หรือกรองข้อมูลได้เต็มที่ และคุณยังสามารถใช้การประมวลผลข้อมูลได้หลากหลายใน Excel ซึ่งในหน้าแรกของ Wizard ให้คุณคลิก View Data หรือ Edit Query ใน Microsoft Query แล้วคลิก Finish  จากนั้นจะมีรูปภาพที่แสดงถึงโครงสร้างข้อมูลในตาราง ซึ่งคุณสามารถกำหนด Criteria ในแต่ละ field และเติมตาราง เชื่อมตารางโดยใช้ field บาง filed เป็นตัวเชื่อมข้อมูล คุณสามารถรันและดู Query ที่คุณเลือกจากตารางเหล่านั้นออกมาได้ และเมื่อไหร่ที่คุณสร้าง Query เสร็จ คุณก็สามารถบันทึก Query เก็บไว้ใช้ได้  การบันทึก Query จะใช้สำหรับเพื่อดูข้อมูลหรือทำการวิเคราะห์ รวมถึงการสร้างกราฟ ซึ่งคุณสามารถเรียนรู้เกี่ยวกับการบันทึก Query ได้ในงาน การนำ Query ที่ทำไปแล้วกลับมาใช้อีกครั้งใน Excel  รวมถึง การป้องกัน (Protect) worksheet ของคุณใน Excel

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การใช้งาน Excel ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

ในหน้า Query Wizard – Sort Order ที่ปรากฏขึ้น

15. ให้คุณคลิกลูกศรตามภาพตัวอย่าง และเลือกคอลัมน์ที่คุณต้องการจัดเรียงลำดับข้อมูล

16. เลือก Ascending หรือ Descending ก็ได้ ตามที่คุณต้องการ (เปลี่ยนเป็น)

คุณสามารถเลือกออปชั่นต่างๆเพิ่มได้

17. แล้วคลิก Next

18. หน้าต่าง Query Wizard – Finish จะปรากฏขึ้นมา

เลือก Return Data to Microsoft Office Excel

เลือก View Data or Edit Query in Microsoft Query แล้วกด Finish สำหรับการดูมุมมองของกราฟฟิกที่อยู่ข้างใต้ของตารางข้อมูล

19. เลือก Finish

จากนั้น กล่องข้อความ Import Data จะปรากฏขึ้นมา

20. ให้คุณเลือกวิธีที่คุณต้องการมองข้อมูล (เปลี่ยนเป็น)

ซึ่งคุณจะเลือก Table / PivotTable Report / PivotChart / PivotTable Report ก็ได้

21. เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวางข้อมูล (เปลี่ยนเป็น)

ซึ่งคุณจะเลือก Existing Worksheet หรือ New Worksheet ก็ได้

22. ในกรณีที่คุณเลือก Existing Worksheet ให้คุณเลือก cell address หรือพิมพ์เซลล์ลงไปในช่องว่าง

23. จากนั้นคลิก OK

ฐานข้อมูล Access ของคุณจะปรากฏขึ้นในสมุดงานของ Excel

ข้อควรรู้ 

รูปแบบของข้อมูลจะสามารถพัฒนาศักยภาพได้เป็นอย่างดี เมื่อคุณใช้ร่วมกับฐานข้อมูลที่มีขนาดใหญ่ การใช้ Microsoft Query จะสามารถเร่งความเร็วของการทำงานนี้ได้ ถ้าคุณทำงานร่วมกับฐานข้อมูลขนาดใหญ่และต้องการนำรูปแบบตัวเลขมาใช้ แล้วจัดลำดับข้อมูล Microsoft Query จะถือว่าเป็นการเรียนรู้ที่ล้ำค่ามาก 

ข้อควรรู้

ในหน้า Finish ของ Query Wizard ถ้าคุณคลิก View Data or Edit Query in Microsoft Query (เปลี่ยนเป็น) ตามด้วยคลิก Finish โปรแกรม Excel จะทำการเชื่อมต่อข้อมูลให้คุณสามารถแก้ไขข้อมูลที่คุณดึงเข้ามาได้ ทั้งนี้ คุณสามารถเรียนรู้การใช้งานเพิ่มเติมได้ โดยคลิก Help บนเมนูของ Microsoft Query

บทความก่อนหน้านี้: การ Query ฐานข้อมูล Access ใน Excel ตอนที่ 1

บทความถัดไป: การนำ Query ที่ทำไปแล้วกลับมาใช้อีกครั้งใน Excel 

Share →
0 comments
Read more:
ธุรกิจ SME วิถีของธุรกิจขนาดเล็ก
Close