Share →

ความสามารถในการรัน Query ถือว่าเป็นข้อที่ดีมากในการเปิดใช้ Database ใน Excel และสำหรับ Database ที่มีขนาดใหญ่ คุณอาจจะใช้ฟิลเตอร์หรือตัวกรองในการเลือกข้อมูลในแถวและในคอลัมน์ที่คุณต้องการดูได้ โดยดูรายละเอียดการอิมพอร์ตฐานข้อมูล Access เพื่อมาใช้ใน Excel 

การบันทึก Query ไว้ จะช่วยให้คุณสามารถกลับมาเปิดข้อมูลที่คุณได้ทำการ Query ข้อมูล หรือทำการรีเฟรชข้อมูล หรือการดำเนินการใดๆไม่ว่าจะเป็นการใส่ฟังก์ชั่น  การใช้ PivotTable หรือการสร้างชาร์ตได้ง่ายขึ้น

ในแถบ data คุณสามารถคลิก Properties เพื่อดูข้อมูลหรือคุณสมบัติของ Query และเปลี่ยนข้อมูลคุณสมบัติได้ตามต้องการ สำหรับการรีเฟรชเพื่อให้เกิดการอัพเดตของข้อมูล ซึ่งคุณจะสามารถเห็นการเปลี่ยนแปลงข้อมูลใดๆใน  Access    ได้เมื่อคุณได้ทำการกดรีเฟรช แต่ถ้าคุณต้องการตัดการเชื่อมต่อข้อมูล Access คุณสามารถทำได้โดยการคลิกแถบ Data เลือก Connection เมื่อกล่อง Workbook Connections ปรากฏขึ้นมา ให้คุณคลิกที่ชื่อของ Query และเลือก Remove

คุณสามารถอิมพอร์ต Query ใส่ไปในสมุดงานที่มีอยู่ หรือสมุดงานที่สร้างใหม่ก็ได้ หลังจากนั้น สมุดงานที่คุณอิมพอร์ตเข้ามาก็จะมีลักษณะเหมือนกับสมุดงานอื่นๆทั่วไป คุณสามารถบันทึกการเปลี่ยนแปลงในสมุดงานไว้ก่อนได้ โดยเก็บข้อมูล Query ต้นฉบับ แล้วจะนำมาใช้ในภายหลังก็ได้ ซึ่งคุณสามารถอ่านการ Query ฐานข้อมูล Access ใน Excel ตอนที่ 1  และ การ Query ฐานข้อมูล Access ใน Excel ตอนที่ 2 

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การใช้งาน Excel ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

1. ให้คุณเปิดสมุดงานใน Excel ขึ้นมา

2. คลิกแถบเมนู Data

3. เลือก Existing Connections

กล่องข้อความ Existing Connections จะปรากฏขึ้นมา

4. ให้คุณคลิกชื่อที่คุณบันทึกไว้

5. เลือก Open

หน้าต่าง Import Data จะปรากฏขึ้นมา

6. เลือกวิธีที่คุณต้องการดูมุมมองข้อมูล (เปลี่ยนเป็น)

ซึ่งคุณจะเลือก Table / PivotTable Report / PivotChart / PivotTable Report ก็ได้

7. เลือกตำแหน่งที่คุณต้องการวางข้อมูล (เปลี่ยนเป็น)

ซึ่งคุณจะเลือก Existing Worksheet หรือ New Worksheet ก็ได้

8. ในกรณีที่คุณเลือก Existing Worksheet ให้คุณเลือก cell address หรือพิมพ์เซลล์ลงไปในช่องว่าง

9. คลิก OK

ผลลัพธ์ของข้อมูลที่คุณดึงเข้ามาจะปรากฏอยู่ในสมุดงานของคุณ

10. คลิก Refresh All

11. โปรแกรม Excel จะทำการรีเฟรชข้อมูลของคุณ

ข้อควรรู้ 

คุณสามารถเพิ่มปุ่ม Import External Data () ใน Quick Access toolbar ได้ จากนั้นคุณก็คลิกปุ่มเพื่อเปิดกล่องข้อความ Select Data Source ขึ้นมา และในกล่องข้อความนี้ ให้คุณคลิกชื่อของ Query ที่คุณบันทึกไว้ ต่อด้วยคลิก Open โปรแกรม Excel จะทำการเปิด Query ที่คุณบันทึกไว้ ซึ่งคุณสามารถเรียนรู้รายละเอียดเกี่ยวกับขั้นตอนการเพิ่มไอเท็มนี้บน Quick Access toolbar ได้จาก การปรับแต่งแถบเครื่องมือด่วนใน Excel

ข้อควรรู้

คุณสามารถแก้ไขการบันทึก Query ได้ โดยการคลิกแถบ Data เลือก From Other Sources แล้วคลิก From Microsoft Query เมื่อกล่องข้อความ Choose Data Source ปรากฏขึ้นมา ให้คุณคลิก Queries tab เลือกชื่อ Query และคลิก Open จากนั้น Query ของคุณจะสามารถทำการแก้ไขได้เลย

บทความก่อนหน้านี้: การ Query ฐานข้อมูล Access ใน Excel ตอนที่ 2

บทความถัดไป: การนำข้อมูลใน Excel ไปใส่ใน Access ตอนที่ 1

Share →
0 comments
Read more:
My-Apple-ID
วิธีการสร้าง Apple ID ของคุณเองได้ง่ายๆบน iPhone

Close