Share →

ถ้าคุณทำงาน Excel ผ่านระบบ network และมีอีกหลายคนที่ทำงานด้วยกันใน worksheet อันเดียวกัน บางที่เพื่อนร่วมงานของคุณอาจทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเซลล์ใดเซลล์หนึ่ง เมื่อไหร่ก็ได้ ซึ่งถ้ามีการเปลี่ยนแปลง คุณสามารถใช้คุณสมบัติ Track Change ได้ เพื่อดูการเปลี่ยนแปลง ในหน้าต่าง Highlight change คุณจะใช้ออปชั่น when who where ในการจัดการข้อมูล ในออปชั่น when จะให้คุณระบุช่วงเวลา คือถ้ามีการเปลี่ยนแปลง Excel จะมีการ highlight ให้คุณ ยกตัวอย่างเช่น หลังจากเวลาใดเวลาหนึ่งที่คุณระบุไว้ หลังจากที่คุณกำหนดช่วงเวลาหรือบันทึกครั้งล่าสุด สำหรับการใช้ออปชั่น who คือการระบุว่าใครบ้างในกลุ่มนี้ที่เมื่อแก้ไข แล้วจะให้แจ้งว่ามีการเปลี่ยนแปลง ตัวอย่างเช่น ทุกๆคนใน work group  ยกเว้นตัวคุณ หรืออาจจะยกเว้นใครบางคน การใช้ออปชั่น Use จะเป็นการระบุว่าแถวหรือคอลัมน์ใดที่ทำให้ข้อมูลเปลี่ยนแปลง ให้แจ้งเตือน เมื่อไหร่ที่มีใครเปลี่ยนข้อมูล Excel จะทำการเปลี่ยนนั้น พร้อมกับใส่สัญลักษณ์สามเหลี่ยมสีม่วงเล็กๆ ไว้บนของด้านซ้ายมือของเซลล์ที่มีการเปลี่ยนแปลง Excel จะทำการบันทึกในส่วนที่เป็นคอมเมนท์ของเซลล์อัตโนมัติ คุณสามารถอ่านคอมเมนท์ได้ โดยการลากเมาส์ไปวางไว้เหนือเซลล์ จากนั้น โปรแกรมจะบอกว่าใครที่ทำการเปลี่ยนแปลงข้อมูลเหล่านี้ ทั้งนี้ คุณสามารถทำการใส่คอมเมนต์เพิ่มเติมลงใน Excel  ได้ รวมถึงใช้เทคนิคขั้นสูงในการค้นหาและแทนที่ใน Excel  ได้ด้วยเช่นกัน

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การ Copy, กำหนดรูปแบบ หรือสิ่งจำเป็นพื้นฐานใน Excel

1. ให้คุณเลือกเมนู Review

2. เลือก Track Changes

จะมีเมนูปรากฏขึ้น

3. ให้คุณคลิก Highlight Changes

กล่องข้อความ Highlight Changes จะปรากฏขึ้นมา

4. ให้คุณเลือก Track Changes While Editing (เปลี่ยนเป็น)

ออปชั่น When / Who และWhere จะให้คุณสามารถใช้งานได้

5. ให้คุณคลิกตามภาพตัวอย่าง และเลือกเวลาที่คุณเลือกใช้ Track Changes

6. ให้คุณคลิกตามภาพตัวอย่าง และกำหนดผู้ที่สามารถเปลี่ยนแปลงข้อมูลของคุณได้

7. ให้คุณพิมพ์ cell range หรือ คลิกและลากเซลล์ที่คุณต้องการ หรือคลิกลากเซลล์ที่คุณต้องการตรวจสอบ

8. เลือก Highlight Changes On Screen เพื่อใส่ธงสีม่วงลงไปในเซลล์ที่คุณทำการแก้ไข (เปลี่ยนเป็น)

9. เลือก OK

10. ข้อความจะแจ้งให้คุณทราบว่า Excel กำลังจะทำการบันทึกสมุดงานให้คุณ ให้คุณคลิก OK

สัญลักษณ์ธงสีม่วงจะปรากฏขึ้นในเซลล์ที่คุณทำการแก้ไข

เพื่อที่จะดู comment ที่อยู่ในเซลล์ ให้คุณย้ายเคอร์เซอร์ข้ามเซลล์ไปยังข้อความ

หมายเหตุ สำหรับการใส่คอมเมนต์เพิ่มเติมลงใน Excel คุณสามารถดูรายละเอียดได้จาก ลิงค์ที่ 7

ข้อควรรู้

ในการดูสิ่งที่คุณเปลี่ยนแปลงแก้ไขในสมุดงานหลังจากที่คุณหรือคนอื่นๆทำการแก้ไข ให้คุณเปิดกล่องข้อความ Highlight Changes และเลือก List Changes ที่อยู่บน New Sheet option (เปลี่ยนเป็น) สำหรับ Who field ให้คุณคลิกเลือก Everyone และเอาเครื่องหมายถูกออกใน When และ Where fields แล้วคลิก OK โปรแกรม Excel จะสร้าง worksheet ใหม่ที่เรียกว่า History ที่แสดงในแต่ละการเปลี่ยนแปลง ประเภทของการเปลี่ยนแปลง ค่าจำนวนที่เปลี่ยนแปลง หรือผู้ที่ทำการเปลี่ยนแปลง และอื่นๆ และคุณก็ยังสามารถเรียงลำดับข้อมูลและกรอง worksheet ได้

ข้อควรรู้

คุณสามารถรีวิวทุกๆการเปลี่ยนแปลงที่คุณทำลงในสมุดงานได้ ซึ่งคุณจะยอมรับสิ่งที่คุณแก้ไข หรือ ปฏิเสธเลยก็ได้ โดยคุณคลิกที่แถบ Review เลือก Track Changes ออปชั่นจะสามารถให้คุณรีวิวสิ่งที่คุณเปลี่ยนแปลงได้ทุกๆคน และทุกๆครั้ง

บทความก่อนหน้านี้: การกำหนดรูปแบบของ Worksheet ใน Excel ขั้นสูง ตอนที่ 2 

 บทความถัดไป:  ทำ worksheet สรุปข้อมูลใน Excel

Share →
0 comments
Read more:
picexcel
การสร้างกราฟจากตารางแบบ Pivot ใน Excel

Close