Share →

โปรแกรม Office ข้อดีมากๆอย่างหนึ่งคือ สามารถใช้ร่วมกันหรือใช้เสริมกันได้ ยกตัวอย่างเช่น Microsoft Word จะสามารถทำงานเกี่ยวกับเอกสารข้อความได้เป็นอย่างดี ในขณะที่ Excel จะถูกออกแบบให้ทำงานร่วมกับตัวเลขเป็นหลัก Microsoft Word จะมีฟังก์ชั่นอย่างหนึ่งที่เรียกว่า Mail Merge ซึ่งคุณสามารถใช้เพื่อนำข้อมูลที่มาจาก Excel มาใส่ใน Word ในรูปแบบงานดีไซน์เอกสารของคุณได้ ซึ่งการใช้ Mail Merge จะใช้เพื่อสร้างจ่าหน้าซองจดมาย ปริ้นท์ซองจดหมาย รายการทั้งหลาย หรืองานเอกสารอื่นๆได้

การใช้ Excel เพื่อทำ Mail Merge จะมีขั้นตอนการทำงานหลัก อยู่ 3 ขั้นตอนคือ 1. การสร้างรายชื่อใน Excel ซึ่งอาจจะประกอบไปด้วย ที่อยู่ เป็นต้น 2. ให้โปรแกรม Word สามารถเข้าไปใช้งานในส่วนนี้ได้ 3. ใช้ Mail Merge เพื่อรวมลิสต์ที่อยู่ใน Excel หรือในไฟล์เอกสาร Word เข้าไว้ด้วยกัน ซึ่งจริงๆแล้ว Mail Merge สามารถใช้ประโยชน์ได้ไม่ว่าจะเป็นเอกสารพวกซองจดหมาย ป้ายชื่อ แผ่นซีดีเพลง ที่จดบันทึก นามบัตร หรืออื่นๆมากมาย

ในแถบ Mailing ให้คุณคลิกเลือก Start Mail Merge และเลือกออปชั่นที่อยู่ข้างใน Microsoft Word จะมีการจัดฟอร์แมตช์ output ให้อัตโนมัติ ตามประเภทงานที่คุณระบุไว้ หลังจากที่คุณอิมพอร์ตลิสต์จาก Excel มาใส่ใน Word แล้ว คุณก็สามารถทำการแก้ไขรายการได้ด้วย โดยใช้ Edit Recipient List option 

คุณสามารถเพิ่มการกำหนดรูปแบบอย่างเร็วโดยใช้ Format painter ใน Excel  และการใส่รูปถ่ายใน Excel เพื่อเพิ่มสีสันให้กับงานของคุณได้

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้การใช้งาน Excel ร่วมกับโปรแกรมอื่นๆ

1. ให้คุณสร้างรายการข้อมูลใน Excel

2. แล้วทำการบันทึก

3. และปิดหน้าต่าง Excel

4. ให้คุณเปิดโปรแกรม Word ขึ้นมา

5. เลือกแถบ Mailings

6. และเลือก Select Recipients

เมนูเล็กๆจะปรากฏขึ้นมา

7. ให้คุณคลิก Use Existing List

กล่องข้อความ Select Data Source จะปรากฏขึ้นมา

8. ให้คุณคลิกตามภาพ และเลือกโฟลเดอร์ที่คุณได้บันทึกไว้ใน Excel

9. เลือกไฟล์ของคุณ

10. เลือก Open

กล่องข้อความ Select Table จะปรากฏขึ้นมา

11. เลือกสมุดงานที่มีรายการข้อมูลของคุณ

12. ให้คุณคลิกตามภาพ ถ้ารายการของคุณไม่มีหัวข้อคอลัมน์ (เปลี่ยนเป็น)

13. คลิก OK

โปรแกรม Excel จะนำข้อมูลของคุณเข้ามา

14. ให้คุณคลิก Edit Recipient List

แล้วกล่องข้อความ Mail Merge Recipient จะปรากฏขึ้นมา

จากนี้ รายการข้อมูลของคุณจะพร้อมสำหรับการใช้งาน Mail Merge

ข้อควรรู้ 

เมื่อคุณสร้างรายการข้อมูลใน Excel เพื่อทำ mail merge ให้คุณเริ่มโดยการระบุข้อมูลที่คุณต้องการ สำหรับการป้ายชื่อ ยกตัวอย่าง เช่น คุณอาจไม่จำเป็นต้องระบุ address ของข้อมูล แต่คุณอาจจำเป็นต้องสร้างคอลัมน์ขึ้นมาใหม่ ที่เรียกว่า Affiliation และสำหรับ shipping labels คุณอาจไม่จำเป็นต้องใช้ ID number เพื่อเพิ่มไปยัง address ข้อมูล และสำหรับการใช้งานที่หลากหลาย คุณสามารถใช้รายการที่มีอยู่ เพื่อเป็นแม่แบบในการสร้างรายการข้อมูลใหม่ได้ 

ข้อควรรู้ 

กล่องข้อความ Mail Merge Recipients ที่แสดงข้อมูลทั้งหมดในรายการ คุณสามารถใช้เพื่อจัดเรียงข้อมูล (sort) และเลือกรูปแบบของรายการ ก่อนที่คุณจะ Mail Merge ได้ อีกทั้งคุณยังสามารถใช้หน้าต่างนี้เพื่อหาข้อมูลที่เหมือนกันในรายการ หรือค้นหาผู้รับที่มีส่วนเกี่ยวข้องได้ด้วย 

บทความก่อนหน้านี้: การนำข้อมูลใน Excel ไปใส่ใน Access ตอนที่ 2 

บทความถัดไป: เพิ่มความสามารถของ Excel โดยการใส่ Add-in เพิ่ม 

Share →
0 comments
Read more:
technical analysis หุ้น
เรียนรู้การเล่นหุ้นโดยใช้ PRICE RATE-OF-CHANGE

Close