Share →

Excel สามารถกำหนดค่าที่ผู้ใช้สามารถใส่ลงไปใน cell ได้ ด้วยการกำหนดข้อมูลที่ผู้ใช้สามารถใส่ลงไปได้ใน worksheet ทำให้คุณมั่นใจได้ว่าข้อมูลที่ใส่ลงไปใน worksheet มีความถูกต้องและเหมาะสม ในขณะที่มีการใส่ข้อมูลลงใน cell นั้น รายชื่อข้อมูลที่ใส่ได้ (Validation List) จะบังคับให้ผู้ใช้เลือกค่าที่จะมีอยู่ในรูปของเมนู drop-down แทนที่จะเป็นอนุญาตให้ผู้ใช้สามารถพิมพ์ได้เอง ซึ่งการพิมพ์เองนั้นมีโอกาสผิดพลาดได้ง่ายกว่าการให้ผู้ใช้เลือกจากเมนู drop-down เป็นอย่างมาก

การสร้างรายชื่อข้อมูลที่ใส่ได้ (Validation List) เราจำเป็นต้องใส่ข้อมูลต่างๆ ลงในแถวหรือหลักก่อน โดยคุณอาจจะกำหนดรูปแบบ ตัวเลข, วันที่ และ เวลา เพื่อความสวยงามและเป็นระเบียบก่อนจะทำในขั้นตอนต่อไป ซึ่งคุณสามารถอ่านบทความเรื่อง การกำหนดรูปแบบ ตัวเลข, วันที่ และ เวลาใน Excel บางทีคุณอาจจะกำหนดชื่อให้กับ range ก็ได้ โดยคุณสามารถอ่านวิธีการระบุชื่อให้กับ cell และ range ได้ใน excel  หลังจากคุณได้พิมพ์ค่าต่างๆ ที่คุณต้องการให้อยู่ในรายชื่อข้อมูลที่ใส่ได้ (Validation List) แล้ว ก็ทำการเปิดหน้าต่าง Data Validation เพื่อที่จะทำการใส่ค่าที่ต้องการลงไปในรายชื่อข้อมูลที่ใส่ได้ โดยทำการ copy และ paste ลงในรายชื่อข้อมูลที่ใส่ได้ ใน cell ที่ต้องการ โดยใช้ Paste Special เลือก Option เป็น Validation

คุณอาจจะสร้าง Validation List ที่ส่วนใดของ worksheet ก็ได้ หรืออาจจะทำใน Worksheet อื่นก็ได้

คุณสามารถอ่านหัวข้อทั้งหมดเกี่ยวกับ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วย Excel

1. เลือก cell ที่คุณต้องการสร้าง Validation List

2. เลือกเมนู Data

3. เลือก Data Valiation ในเมนู Data

 หน้าต่าง Data Valiation จะปรากฏขึ้น

4. เลือกแถบ Setting

5. คลิกตำแหน่งตามรูปแล้วเลือก List

6. เลือกค่าที่ใช้ในรายชื่อข้อมูลที่ใส่ได้ หรือใช้ “=” ตามด้วยชื่อ range

7. คลิก OK

Excel จะทำการสร้าง Validation List ใน cell ที่คุณเลือก

การ Paste ใน Validation List

1. คลิกที่ cell ที่มี validation list อยู่

2. เลือกแถบ Home

3. คลิกปุ่ม Copy ตามรูป

4. เลือก cell ที่คุณการที่จะสร้าง Validation List

5. คลิกปุ่ม Paste ตามรูป

6. คลิก Paste Special

หน้าต่าง Paste Special จะปรากฏขึ้น

7. คลิก Validation ( รูปภาพ เปลี่ยนเป็น รูปภาพ )

8. คลิก OK

Excel จะวาง Validation List ใน cell ที่คุณเลือก

ผู้ใช้จะต้องเลือกค่าจากเมนูที่กำหนดให้

ข้อควรรู้

Validation List สามารถประกอบด้วย ตัวเลข, ชื่อเขต, ชื่อลูกค้า, ชื่อผลิตภัณฑ์ หรือจะเป็นอะไรก็ได้

การลบ Validation List

ในการลบ Validation List นั้น เริ่มจากที่คุณจะต้องเลือก Cell ที่มี Validation List ที่คุณต้องการลบมันทิ้งก่อน หลังจากนั้น เลือกแถบ Home แล้วเลือก Find & Select ในส่วนของ Editing จะมีเมนูปรากฏผลขึ้น  เลือก Go To Special หน้าต่าง Go To Special ปรากฏขึ้น เลือก Data Validation เลือก Same แล้วจากนั้นก็คลิก OK ซึ่งหน้าต่างที่ถูกเปิดขึ้นมาก่อนหน้านี้จะถูกปิดลง เลือกเมนู Data แล้วเลือก Data Validation ในกลุ่ม Data Tool ซึ่งจะมีเมนูปรากฏขึ้น เลือก Data Validation หน้าต่าง Data Validation ปรากฏขึ้น คลิกเลือก Clear All แล้วก็คลิก OK เป็นการจบพิธีการลบ Validation List

บทความต่อไป : กำหนดรูปแบบของข้อมูลที่ใส่ได้ใน Excel ด้วยการระบุข้อกำหนดของข้อมูลที่ใส่ได้ (Data Entry Rules)

Share →
0 comments
Read more:
5 สิ่งที่มือใหม่ควรรู้ก่อนตั้งชื่อ Website ของธุรกิจออนไลน์
Close