กำหนดรูปแบบของข้อมูลที่ใส่ได้ใน Excel ด้วยการระบุข้อกำหนดของข้อมูลที่ใส่ได้ (Data Entry Rules)

คุณสามารถใช้การกำหนดรูปแบบของข้อมูล (data entry rule) เพื่อให้ข้อมูลที่ใส่ลงใน Excel มีความถูกต้อง คุณสามารถระบุค่าที่ใส่ลงไปให้อยู่ในช่วงค่าที่ควรจะเป็น หรือจะเป็นการกำหนดว่าค่าที่ใส่นั้นจำเป็นต้องมีค่ามากกว่าหรือค่าน้อยกว่าที่กำหนดไว้ก็ได้

โดยข้อมูลที่ใส่ลงไปใน excel นั้นจะได้รับการตรวจสอบก่อน โดยคุณสามารถสร้างช่องสำหรับใส่ค่าลงไปแล้วยังสั่งให้แสดงคำเตือนได้ในกรณีที่ผู้ใช้ใส่ค่าไม่ถูกต้อง โดยคำเตือนนั้นจะเป็นการป้องกันการกรอกข้อมูลผิดพลาดพร้อมกับให้ข้อมูลที่จำเป็นในการใส่ค่าที่ถูกต้องอีกด้วย หลังจากที่คุณกำหนดรูปแบบของข้อมูล (data entry rule) แล้ว ก็ทำการcopy แล้ว paste ไปยัง cell ที่ต้องการโดยเลือกใช้ตัวเลือก Validation ใน Paste speical โดยคุณสามารถอ่านบทความเรื่อง การกำหนดข้อมูลที่ใส่ได้ใน Excel ด้วยรายชื่อข้อมูลที่ใส่ได้ (validation List)   เพิ่มเติมเพื่อศึกษาการ copy และ paste เกี่ยวกับเรื่องนี้ได้ แต่ถ้าคุณต้องการบันทึกงาน Excel นี้ให้เป็น Template เพื่อใช้ในงานต่อๆ ไป คุณก็สามารถอ่านบทความเรื่อง การบันทึกงาน Excel ของคุณให้เป็น template  ได้

คุณสามารถอ่านหัวข้อทั้งหมดเกี่ยวกับ เพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานด้วย Excel 

1. เลือก Cell ที่คุณต้องการสร้าง data entry rule

2. เลือกเมนู Data

3. เลือก Data Validation ในช่อง Data Tools

หน้าต่าง Data Validation จะปรากฏขึ้น

4. เลือกแทบ Setting

5. คลิกเลือกตำแหน่งตามรูปแล้วเลือกเป็น Validation Criterion

6. คลิกเลือกตำแหน่งตามรูปแล้วเลือก Validation Criterion

7. พิมพ์ข้อกำหนดในการใส่ค่าหรือเลือก Cell ที่คุณจะใช้เป็นข้อกำหนดในการใส่ค่า

8. คลิกเลือกแทบ Input Message

9. พิมพ์หัวข้อของ Mesaage

10. พิมพ์ข้อความที่คุณต้องการให้แสดง

11. คลิกเลือก Error Alert

12. คลิกตามรูปและเลือกค่าเป็น style

เลือก Stop ถ้าคุณต้องการให้ผู้ใช้ไม่สามารถกรอกข้อมูลที่ไม่ถูกต้องได้เลย

เลือก Warning ถ้าต้องการการเตือนผู้ใช้แต่ผู้ใช้ยังสามารถใส่ค่าได้

เลือก Information ถ้าต้องการให้ข้อมูลต่อผู้ใช้งาน

13. พิมพ์หัวเรื่อง

14. พิมพ์ข้อความที่ต้องการให้แจ้งเตือนเวลาเกิดความผิดพลาดในการใส่ข้อมูล

15. คลิก OK

Excel จะสร้าง Data Entry rule

เมื่อไรที่คุณเลือก Cell ที่มีการสร้าง Data Entry rule ไว้ โปรแกรม Excel จะทำการแสดงข้อความที่ระบุไว้

เมื่อที่ใส่ค่าที่ไม่ถูกต้องลงใน Cell ที่มีการสร้าง Data Entry rule ไว้ โปรแกรม Excel จะแสดงความคำเตือนต่อผู้ใช้

ข้อควรรู้

ถ้าคุณใช้ cell ในการระบุข้อกำหนดของค่าที่สามารถใส่ได้ ในขั้นตอนที่ 7 คุณสามารถเปลี่ยนข้อกำหนดของค่าที่สามารถใส่ได้โดยไม่ต้องทำ Validation rule ใหม่

ข้อควรรู้

ถ้าคุณใส่ข้อมูลไม่ถูกต้อง แล้วคุณเลือกตัวเลือกเป็น Stop โปรแกรม Excel จะทำการแจ้งเตือนและไม่อนุญาตให้ใส่ค่าที่ไม่ถูกต้องลงไป แต่ถ้าคุณเลือกตัวเลือกเป็น Warning หรือ Information แล้วนั้น คุณจะสามารถใส่ค่าที่ไม่ถูกต้องลงไปได้

บทความที่แล้ว : กำหนดข้อมูลที่ใส่ได้ใน Excel ด้วยรายชื่อข้อมูลที่ใส่ได้ (validation List)

บทความต่อไป  : สร้างข้อมูลแบบเรียงลำดับด้วย Autofill ใน Excel