Share →

เมื่อคุณทำการบันทึก Presentation ของคุณลงใน document workspace เวอร์ชั่นข้อมูลของคุณหรือ Version information จะถูกบันทึกอัตโนมัติด้วย ยกตัวอย่างเช่น วันที่และเวลาที่แต่ละเวอร์ชั่นบันทึกไว้ จะถูกบันทึกไว้ในแต่ละเวอร์ชั่นและขนาดของแต่ละเวอร์ชั่น

Version history หรือประวัติการเปลี่ยนแปลงข้อมูล จะมีประโยชน์อย่างมาก เมื่อคุณรับผิดชอบ Presentation ที่มีการแก้ไขจากผู้ใช้หลายท่าน ความสามารถในการค้นหาผู้ที่ทำการแก้ไขเปลี่ยนแปลง Presentation ในแต่ละเวอร์ชั่น จะทำให้สมาชิกในทีมแต่ละท่านสามารถอธิบายและช่วยคุณเพิ่มความมั่นใจในการใช้ Presentation ร่วมกับผู้อื่นได้

คุณสามารถเข้าถึง Version information ได้จากคำสั่ง View Version History ที่อยู่บนเมนู Server ในแต่ละครั้งที่ Presentation ถูกบันทึก ตัวก๊อปปี้ของเวอร์ชั่นนี้จะถูกบันทึกบน Server และข้อมูลที่เกี่ยวกับเวอร์ชั่นนี้ก็จะถูกลิสต์อยู่ในกล่องข้อความ Versions

Version information จะแสดงข้อมูลที่เป็นตัวเลข การเปลี่ยนแปลงวันที่ ผู้ที่ทำการเปลี่ยนแปลง ขนาดและคอมเมนต์ เมื่อหลายเวอร์ชั่นถูกลิสต์อยู่ในกล่องข้อความ คุณสามารถคลิกเวอร์ชั่นใดก็ได้ แล้วเก็บเวอร์ชั่นนั้นเอาไว้ หรือคุณจะลบออกไปก็ได้ตามที่คุณต้องการ

ระหว่างที่คุณกำลังเสนอผลงานของคุณอยู่นั้น หากคุณต้องการเพิ่มความคิดเห็นหรือบอกให้สมาชิกในทีมทำอะไร ใน Presentation ของคุณ คุณสามารถใส่คอมเมนต์ระหว่างที่คุณ present  ได้ และถ้าคุณต้องการนำผลงานของคุณเผยแพร่ไปบนเวปไซต์เผื่อมีผู้ที่สนใจ คุณสามารถดูเทคนิคการเตรียมความพร้อมในการนำ powerpoint ขึ้นเว็บไซด์  เพื่อที่จะสามารถถ่ายทอดข้อมูลของคุณไปยังผู้อื่นได้

ถ้าคุณต้องการที่จะเรียนรู้ เทคนิคขั้นสูงในการใช้ powerpoint 

1. ให้คุณเปิด Presentation ที่คุณต้องการตรวจสอบ

กล่องข้อความ Microsoft Office PowerPoint จะปรากฏขึ้น

2. ให้คุณเลือก Updates

PowerPoint จะทำการดาวน์โหลดเวอร์ชั่นปัจจุบันของ Presentation ของคุณ

3. คลิกปุ่ม Office

4. เลือก Server

5. เลือก View Version History

กล่องข้อความ Versions saved จะปรากฏขึ้น

6. ให้คุณคลิกเวอร์ชั่นที่คุณต้องการใช้งาน

ถ้าคุณต้องการเปิดเวอร์ชั่นที่คุณต้องการ ให้คุณคลิก Open

ถ้าคุณต้องการแทนที่เวอร์ชั่นปัจจุบันของ Presentation ของคุณ จากที่คุณใช้อยู่ ให้คุณคลิก Restore

7. จากนั้นให้คุณคลิก Close

ข้อควรระวัง

การเลือกเวอร์ชั่นในการใช้งาน Presentation จะเป็นประโยชน์อย่างมาก ถ้าเอกสารสำคัญของคุณ และคุณต้องการใช้ความสามารถในการเลื่อน Presentation กลับไปยังเวอร์ชั่นเดิม อย่างไรก็ตาม เนื่องด้วย การคัดลอกแต่ละเวอรชั่นจะถูกบันทึกในทุกๆครั้งตามที่ Presentation ได้ถูกบันทึกเอาไว้ นั่นหมายความว่า ในแต่ละเวอร์ชั่นจะมีพื้นที่ Hard disk บน server มากขึ้น ดังนั้น คุณอาจต้องการลบเวอร์ชั่นที่คุณไม่จำเป็นต้องเก็บไว้เป็นเวลานาน คุณสามารถลบเวอร์ชั่นที่คุณไม่ต้องการออกได้ โดยให้คุณทำตามขั้นตอนที่ 1 ถึงขั้นตอนที่ 5 แล้วคลิก Delete

ข้อควรระวัง

เมื่อคุณทำการลบ Presentation ของคุณออกไป เวอร์ชั่นการใช้งานทั้งหมดก็จะถูกลบตามไปด้วย ดังนั้น คุณควรแน่ใจก่อนว่า คุณต้องไม่ต้องการ backup เวอร์ชั่นของ Presentation ก่อนที่คุณจะทำการลบ Presentation นั้นทิ้งไป

บทความก่อนหน้านี้: การเปลี่ยนจำนวนสมาชิกใน document workspace 

บทความถัดไป: การเตือนเมื่อมีการอัพเดท powerpoint 

Share →
0 comments
Read more:
powerpoint
โชว์รูปภาพในรูปแบบอัลบั้มภาพใน powerpoint

Close